Reklam Ajansı Kurarken Şirket, Müşteri Faturası ve Freelancer Ödemeleri

Reklam ajansı kurmak için yalnızca bir şirket açıp müşteriye aylık fatura kesmek yeterli değildir. Ajansın danışmanlık, yaratıcı üretim, medya satın alma ve prodüksiyon gelirleri; müşteriden alınan reklam bütçesi, platform faturaları ve freelancer ödemeleriyle aynı banka hesabında buluşabilir. Sözleşme ve belge akışı baştan kurulmazsa ajans cirosu, müşteriye ait bütçe ve tedarikçi giderleri birbirine karışır.

Reklam ajansının gelir modeli şirketten önce belirlenmeli

“Dijital pazarlama ajansı” tek bir işlem türü değildir. Ajans; sosyal medya yönetimi, SEO, performans reklamcılığı, tasarım, içerik, yazılım, video prodüksiyonu veya medya satın alma hizmetlerinden birini ya da birkaçını sunabilir. Vergi ve muhasebe düzeni, internet sitesindeki hizmet listesinden çok fiilen yapılan işe ve sözleşmedeki sorumluluğa göre kurulmalıdır.

Şahıs işletmesi mi limited şirket mi?

Tek kurucuyla, sınırlı sabit giderle ve daha küçük proje hacmiyle başlanıyorsa şahıs işletmesi değerlendirilebilir. Birden fazla ortak, yüksek reklam bütçesi, çalışan ekip, uzun vadeli kurumsal sözleşmeler veya yatırım planı varsa limited şirket daha uygun olabilir. Bu seçimde yalnız kuruluş masrafına bakmak; sorumluluk, nakit akışı ve büyüme planını gözden kaçırır.

Genel kuruluş sırasını şirket nasıl kurulur rehberinde inceleyebilir; tek kişilik başlangıç modeli için Şahıs Şirketi Kuruluşu hizmetinden yararlanabilirsiniz.

Faaliyet kodu ve adres kontrolü

Ajansın ana faaliyet kodu, en çok gelir üretecek gerçek faaliyeti yansıtmalıdır. Reklam ajansı; yazılım geliştirme, video prodüksiyonu, basılı materyal satışı veya etkinlik organizasyonu da yapacaksa ek faaliyetlerin kuruluş dosyasına ve sözleşmelere etkisi kontrol edilir. Ev, paylaşımlı ofis veya sanal ofis kullanılacaksa adresin fiilî çalışma şekline ve yoklama sürecine uygunluğu ayrıca değerlendirilmelidir.

Müşteri faturası hangi kalemleri göstermeli?

Fatura, gerçekleşen hizmeti ve müşterinin borçlandığı bedeli doğru biçimde açıklamalıdır. “Danışmanlık” gibi çok genel bir satır yerine hizmet dönemi ve kapsamı anlaşılır şekilde yazılmalıdır. Ajansın aylık hizmeti, tek seferlik prodüksiyonu ve üçüncü taraf maliyetleri ayrı kalemlerse, bunların sözleşme ve proje onayıyla uyumlu gösterilmesi mutabakatı kolaylaştırır.

Fatura alanları ve düzenleme kontrolleri için faturada bulunması gereken zorunlu bilgiler rehberini kullanabilirsiniz.

Müşteri reklam bütçesi ajans geliri midir?

Tek bir cevap yoktur. Muhasebe sonucu; platform hesabının ve faturanın kimin adına olduğu, ajansın reklam alanını kendi namına alıp satıp satmadığı, müşteriyi temsilen mi ödeme yaptığı ve sözleşmede riskin kimde bırakıldığına göre değişir. Bankaya para gelmesi tek başına o tutarın ajans geliri olduğunu veya müşteriye ait emanet niteliği taşıdığını kanıtlamaz.

Üç yaygın akış

1. Müşteri doğrudan reklam verendir: Platform hesabı ve fatura müşteri adına olur, reklam bedelini müşteri öder; ajans yalnız yönetim hizmetini faturalandırır.

2. Ajans kendi namına hizmet sunar: Platform veya tedarikçi belgesi ajans adına düzenlenir; ajans sözleşmedeki toplam hizmeti müşteriye kendi faturasıyla sunar. Alış belgesi, kur ve ödeme farkları proje maliyetiyle eşleştirilir.

3. Ajans müşteri adına ödeme yürütür: Temsil yetkisi, bütçe limiti, hesap sahipliği ve kalan tutarın iadesi yazılı olmalıdır. Müşteriye ait para müşteri alt hesabında izlenir; her platform faturası ve ödeme proje bazında kapatılır.

Bu modellerden hangisinin uygulanacağı, sözleşmenin başlığına değil işlemin gerçek içeriğine göre belirlenmelidir. Müşteriden 100 birim alıp 80 birim reklam harcamak, aradaki 20 birimin otomatik olarak ajans geliri olduğu anlamına gelmez; iade, hizmet bedeli, komisyon veya başka bir yükümlülük olup olmadığı belgelerle gösterilmelidir.

Müşteri bütçesi için aylık mutabakat tablosu

Meta ve Google reklam faturaları nasıl ayrıştırılır?

Yurt dışı reklam platformu belgesinde önce faturayı düzenleyen tüzel kişi ve ülke, reklam hesabı sahibi, ödeme yapan taraf ve hizmetten faydalanılan yer kontrol edilir. İnternet reklam hizmetlerine ilişkin gelir veya kurumlar vergisi tevkifatı ile hizmet ithali kapsamında 2 No.lu KDV beyannamesi aynı işlemde ayrı ayrı gündeme gelebilir.

Bu konu ayrı bir arama niyeti taşıdığı için oran, brütleştirme ve belge kontrolü ayrıntılarını Meta ve Google reklam faturalarında stopaj ve KDV2 rehberinde inceleyebilirsiniz. Ajansın müşteriye fatura kesmesi, platform belgesinin kendi vergisel kontrolünü otomatik olarak ortadan kaldırmaz.

Freelancer ödemelerinde hangi belge alınır?

“Freelancer” bir vergi belgesi türü değildir. Hizmeti veren kişinin şirketi veya ticari işletmesi varsa fatura; serbest meslek mükellefiyeti varsa e-Serbest Meslek Makbuzu alınır. Vergi Usul Kanunu kapsamında belge düzenleme zorunluluğu bulunmayan bir kişiden gerçekten arızi nitelikte hizmet alınıyorsa gider pusulası gündeme gelebilir. Düzenli ve devamlı faaliyeti yalnızca gider pusulasıyla belgelendirmek güvenli bir yöntem değildir.

Gider pusulası kullanım koşullarını gider pusulası rehberinde; serbest meslek belgesini ise serbest meslek makbuzu rehberinde ayrıntılı inceleyebilirsiniz.

Freelancer mı, çalışan mı?

Bir kişinin her gün belirlenen saatlerde ajans yöneticisinin emir ve talimatıyla, ajansın araçlarıyla ve sürekli biçimde çalışması; sözleşmede “freelancer” yazsa bile iş ilişkisini bağımsız hizmetten ayırmayı gerektirir. Fiilî çalışma çalışan niteliğindeyse bordro, işe giriş ve SGK yükümlülükleri ayrıca değerlendirilmelidir.

Teslim ve kullanım hakkı dosyası

Tasarım, fotoğraf, video, müzik, yazılım veya metin işlerinde ödeme belgesi tek başına kullanım hakkının kapsamını göstermez. Freelancer sözleşmesinde teslim dosyası, revizyon, kullanım süresi ve mecrası, üçüncü taraf lisansları, kişisel veri erişimi ve gizlilik hükümleri proje başlamadan yazılmalıdır.

Yurt dışındaki freelancer ve yazılım ödemeleri

Yurt dışından tasarım, danışmanlık, yazılım, stok görsel, bulut veya otomasyon hizmeti alındığında yabancı faturanın yanında ödeme dekontu ve hizmetin hangi projede kullanıldığını gösteren kayıt saklanmalıdır. Türkiye’de faydalanılan hizmetlerde sorumlu sıfatıyla KDV gündeme gelebilir. Gelir veya kurumlar vergisi stopajı ise ödemenin hizmet, serbest meslek, gayrimaddi hak veya başka bir kazanç türünde değerlendirilmesine; hizmeti verenin ülkesine ve yürürlükteki vergi anlaşmasına göre ayrıca incelenir.

Yabancı para faturasında belge tarihi, muhasebe kuru, karttan çekilen tutar, banka komisyonu ve ödeme tarihi aynı kayıt dosyasında tutulmalıdır. “Platform otomatik çekti” açıklaması tek başına giderin niteliğini veya vergi sorumluluğunu çözmez.

İlk ayın muhasebe kontrol listesi

Ajans muhasebesinde sık yapılan hatalar

• Müşteriden gelen tüm tutarı tek kalemde ajans geliri kaydetmek

• Reklam hesabı ve platform faturası başka taraf adına olduğu hâlde ödemeyi belge kontrolü olmadan giderleştirmek

• Aylık hizmet, medya bütçesi ve prodüksiyonu aynı belirsiz fatura satırında toplamak

• Düzenli çalışan kişilere sürekli gider pusulası düzenlemek

• Freelancer teslimini kullanım hakkı ve gizlilik sözleşmesi olmadan almak

• Yurt dışı yazılım ve hizmet faturalarında KDV2 ile stopaj kontrolünü atlamak

• Müşteri, proje ve para birimi bazında banka mutabakatı yapmamak

Resmî kaynaklar

• Gelir İdaresi Başkanlığı — Mükelleflerin İşe Başlama ve İşi Bırakma Ödevleri

• Gelir İdaresi Başkanlığı — Gelir Vergisi Kanunu

• Gelir İdaresi Başkanlığı — Vergi Usul Kanunu Madde 234: Gider Pusulası

• Gelir İdaresi Başkanlığı — İnternet Reklam Hizmetlerinde Vergi Kesintisi Açıklaması

• Gelir İdaresi Başkanlığı — KDV Genel Uygulama Tebliği (2026 güncel metin)