E-fatura ve e-defter danışmanlığı; işletmenizin elektronik belge zorunluluğunun kontrol edilmesini, uygun başvuru yönteminin belirlenmesini, özel entegratör ve yazılım seçimini, muhasebe entegrasyonunu ve geçiş sonrasındaki yasal süreçlerin düzenli takip edilmesini kapsar.
SMMM Özgür Karadaş; şahıs işletmeleri, limited ve anonim şirketler, e-ticaret firmaları ve farklı sektörlerde faaliyet gösteren işletmeler için e-fatura, e-arşiv ve e-defter geçiş süreçlerini mali müşavirlik hizmetiyle birlikte planlamaktadır.
İşletmenin yalnızca bir elektronik fatura programı satın alması yeterli değildir. Ciro, faaliyet konusu, mevcut defter düzeni, satış kanalları, müşteri yapısı ve kullanılan muhasebe altyapısı birlikte değerlendirilmelidir.
E-Dönüşüm Zorunluluğunuzu Kontrol Edelim
Şirket türünüzü, faaliyet alanınızı, yıllık cironuzu ve mevcut fatura sisteminizi paylaşın. E-fatura, e-arşiv ve e-defter kapsamına girip girmediğinizi değerlendirelim.
E-Fatura Nedir?
E-fatura, Vergi Usul Kanunu kapsamında düzenlenmesi gereken faturanın kâğıt yerine elektronik veri formatında hazırlanmasını, alıcısına iletilmesini, muhafaza edilmesini ve gerektiğinde ibraz edilmesini sağlayan uygulamadır.
E-fatura sistemine kayıtlı bir işletme, uygulamada belirtilen istisnalar dışında, e-fatura kullanıcısı olan başka bir işletmeye düzenlediği faturayı elektronik fatura olarak göndermelidir.
E-fatura yalnızca PDF görüntüsünden ibaret değildir. Faturanın asıl niteliğini, Gelir İdaresi Başkanlığının belirlediği standartlara uygun elektronik veri dosyası oluşturur.
E-Arşiv Fatura Nedir?
E-arşiv fatura; e-fatura sistemine kayıtlı olmayan vergi mükelleflerine ve nihai tüketicilere elektronik ortamda düzenlenen faturadır.
E-fatura uygulamasına zorunlu veya isteğe bağlı olarak geçen işletmelerin e-arşiv fatura süreçlerini de kurmaları gerekir. Böylece:
- E-fatura kullanıcısına e-fatura,
- E-fatura kullanıcısı olmayan işletmeye e-arşiv fatura,
- Nihai tüketiciye e-arşiv fatura
düzenlenir.
E-arşiv faturanın alıcıya elektronik ortamda veya mevzuatın izin verdiği durumlarda kâğıt çıktı şeklinde iletilmesi mümkündür. Düzenleyene ait nüsha ise elektronik ortamda muhafaza edilir.
E-Defter Nedir?
E-defter; Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu kapsamında tutulması gereken yevmiye defteri ve büyük defterin, Gelir İdaresi Başkanlığının belirlediği format ve standartlara uygun elektronik dosyalar şeklinde oluşturulmasıdır.
E-defter uygulamasına geçildikten sonra kapsama giren defterler aynı dönem için kâğıt ortamında tutulamaz. Oluşturulan e-defter dosyaları elektronik olarak imzalanır veya mühürlenir ve bunlara ilişkin berat dosyaları yasal süreler içinde sisteme gönderilir.
E-defter kullanılması, muhasebe kayıtlarının otomatik olarak doğru hale geldiği anlamına gelmez. Fatura, banka, kasa, cari hesap ve diğer muhasebe kayıtlarının doğru oluşturulması yine işletmenin ve mali müşavirin sorumluluğundadır.
E-Fatura, E-Arşiv ve E-Defter Arasındaki Farklar
| Uygulama | Temel amacı | Kime veya neye yöneliktir? |
|---|---|---|
| E-Fatura | Faturanın elektronik olarak düzenlenmesi ve iletilmesi | E-fatura sistemine kayıtlı alıcılara düzenlenen faturalar |
| E-Arşiv Fatura | Elektronik fatura kapsamı dışındaki alıcılara dijital fatura düzenlenmesi | E-fatura kullanıcısı olmayan mükellefler ve nihai tüketiciler |
| E-Defter | Yasal muhasebe defterlerinin elektronik ortamda tutulması | Yevmiye defteri ve büyük defter kayıtları |
Kimler E-Faturaya Geçmek Zorundadır?
E-fatura zorunluluğu yalnızca yıllık ciroya göre belirlenmez. İşletmenin faaliyet gösterdiği sektör, kullandığı lisanslar, internet üzerinden satış yapıp yapmadığı ve Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından özel bildirim alıp almadığı da değerlendirilmelidir.
Genel uygulamada aşağıdaki mükellef grupları öne çıkmaktadır:
- Belirlenen brüt satış hasılatı eşiğini aşan mükellefler,
- İnternet ortamında mal veya hizmet satan ve sektörel ciro eşiğini aşan işletmeler,
- Gayrimenkul veya motorlu taşıt alım, satım, kiralama ve aracılık faaliyetinde bulunan belirli mükellefler,
- Elektronik ticaret ortamı sağlayan aracı hizmet sağlayıcıları,
- İnternet reklamcılığı hizmet aracıları,
- Belirli sağlık hizmeti sunucuları ve medikal ürün tedarikçileri,
- Konaklama sektöründeki belirli işletmeler,
- EPDK lisansı veya özel tüketim vergisi kapsamında özel yükümlülüğü bulunan işletmeler,
- Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yazılı bildirim yapılan mükellefler.
Güncel genel hasılat ve sektör şartları için Gelir İdaresi Başkanlığının e-Fatura bilgilendirmeleri kontrol edilmelidir.
Zorunluluk tarihi hesaplanırken cironun elde edildiği dönem, işletmenin faaliyete başlama tarihi ve sektörel düzenlemeler birlikte ele alınmalıdır.
Geçiş Tarihini Kaçırmadan Hazırlığınızı Tamamlayın
Cironuzun veya faaliyet alanınızın e-fatura zorunluluğu oluşturup oluşturmadığını kontrol ederek başvuru ve entegrasyon takviminizi planlayalım.
2026 Yılında E-Arşiv Fatura Düzenleme Zorunluluğu
E-arşiv uygulamasına kayıtlı olmayan mükelleflerin belirli işlemlerinde de fatura, Gelir İdaresi Başkanlığının portalı üzerinden e-arşiv fatura olarak düzenlenmelidir.
2026 yılı uygulamasında:
- Ticari kazancı basit usulde tespit edilenler ile işletme hesabı esasına göre defter tutanlar açısından, vergiler dahil toplam tutarı 3.000 TL’yi aşan faturalar e-arşiv fatura olarak düzenlenir.
- Diğer mükellefler açısından 1 Ocak 2026’dan itibaren tutar sınırlaması bulunmadan e-arşiv fatura düzenleme zorunluluğu uygulanır.
- Basit usul ve işletme hesabı mükelleflerinde de 1 Ocak 2027’den itibaren tutar sınırlamasının kaldırılması öngörülmektedir.
Defter türü ve mükellefiyet yapısı yanlış değerlendirildiğinde kâğıt fatura düzenlenmesi özel usulsüzlük cezası riski oluşturabilir. Bu nedenle e-arşiv kapsamı işletme özelinde kontrol edilmelidir.
E-Faturaya İsteğe Bağlı Geçilebilir mi?
Zorunluluk kapsamına girmeyen mükellefler de isteğe bağlı olarak e-fatura uygulamasına geçebilir. Gönüllü geçiş özellikle düzenli biçimde kurumsal müşterilere fatura düzenleyen veya fatura süreçlerini dijitalleştirmek isteyen işletmeler tarafından tercih edilebilir.
Ancak isteğe bağlı geçiş kararı verilmeden önce aşağıdaki konular değerlendirilmelidir:
- Aylık kesilen ve alınan fatura sayısı,
- Müşterilerin e-fatura kullanıcısı olup olmadığı,
- E-ticaret ve pazaryeri entegrasyonu ihtiyacı,
- Mevcut muhasebe programının uyumluluğu,
- Özel entegratör ve kontör maliyetleri,
- Fatura iptal ve itiraz süreçleri,
- E-belge saklama yöntemi,
- E-defter zorunluluğunun ayrıca oluşup oluşmadığı.
E-Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?
1. Zorunluluk ve Geçiş Tarihi Belirlenir
İşletmenin yıllık cirosu, faaliyet kodu, sektör şartları ve özel düzenlemeleri kontrol edilir. Zorunlu veya isteğe bağlı geçiş durumu netleştirilir.
2. Mali Mühür veya Elektronik İmza Hazırlanır
Başvuru ve elektronik belge imzalama işlemleri için mükellefin türüne uygun elektronik kimlik aracı hazırlanır. Sermaye şirketlerinde genellikle mali mühür; gerçek kişi işletmelerinde ise mevzuatın izin verdiği elektronik imza veya mali mühür seçenekleri değerlendirilir.
3. Kullanım Yöntemi Seçilir
E-fatura sistemi genel olarak aşağıdaki yöntemlerle kullanılabilir:
- GİB Portal yöntemi: Fatura sayısı sınırlı ve entegrasyon ihtiyacı düşük işletmeler için değerlendirilebilir.
- Özel entegratör yöntemi: Fatura, e-ticaret, ERP, stok ve muhasebe entegrasyonu isteyen işletmeler tarafından tercih edilebilir.
- Doğrudan entegrasyon: Gerekli teknik altyapı ve operasyon kapasitesine sahip büyük işletmeler için uygulanabilir.
4. GİB Başvurusu Tamamlanır
İşletmenin seçtiği yönteme göre GİB e-Belge başvuru sistemi üzerinden gerekli başvuru işlemleri tamamlanır.
5. Fatura Senaryoları ve Kullanıcı Ayarları Yapılır
Temel veya ticari fatura senaryoları, seri ve sıra numaraları, şube ve kullanıcı yetkileri, fatura tasarımı ve e-posta ayarları planlanır.
6. Muhasebe ve Satış Sistemleri Entegre Edilir
Fatura programı; muhasebe yazılımı, ERP, e-ticaret sitesi, pazaryeri, stok sistemi veya ödeme altyapısıyla uyumlu hale getirilir.
7. Test ve Canlı Kullanım Kontrolü Yapılır
İlk faturalar düzenlenmeden önce alıcı bilgileri, KDV oranları, fatura tipi, senaryo, ürün açıklamaları ve muhasebe aktarımı kontrol edilir.
Özel Entegratör Seçerken Nelere Dikkat Edilmelidir?
Özel entegratör seçimi yalnızca kontör fiyatı üzerinden yapılmamalıdır. Geçişten sonra yaşanabilecek teknik sorunlar, muhasebe entegrasyonu ve destek kalitesi işletmenin günlük operasyonunu doğrudan etkileyebilir.
Seçim sırasında aşağıdaki kriterler değerlendirilmelidir:
- Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yetkilendirilmiş olması,
- Kullanılan muhasebe veya ERP programıyla uyumluluk,
- E-ticaret ve pazaryeri entegrasyon seçenekleri,
- Fatura, irsaliye ve diğer e-belgelerin tek panelden yönetilebilmesi,
- Kontör, paket, saklama ve ek kullanıcı maliyetleri,
- Fatura iptal, itiraz ve durum takip özellikleri,
- Veri aktarımı ve eski faturaların erişilebilirliği,
- Teknik destek ve hizmet sürekliliği,
- Yedekleme ve saklama hizmetinin kapsamı,
- Entegratör değişikliği halinde veri teslim prosedürü.
E-Ticaret İşletmelerinde E-Fatura Entegrasyonu
E-ticaret işletmelerinde yalnızca e-fatura panelinin kurulması yeterli değildir. Sipariş, ödeme, komisyon, kargo, iade ve pazaryeri hareketlerinin muhasebe kayıtlarıyla birlikte değerlendirilmesi gerekir.
E-ticaret entegrasyonunda aşağıdaki süreçler planlanabilir:
- Siparişin otomatik faturaya dönüştürülmesi,
- Pazaryeri ve internet sitesi siparişlerinin tek sistemde toplanması,
- Müşteri verilerinin doğru aktarılması,
- Kargo ve teslim bilgilerinin faturaya eklenmesi,
- İade ve iptal faturalarının yönetilmesi,
- Faturaların müşteriye otomatik gönderilmesi,
- Pazaryeri komisyonlarının muhasebeleştirilmesi,
- Fatura kayıtlarının muhasebe programına aktarılması.
Online satış süreçlerinin mali açıdan birlikte yönetilmesi için e-ticaret muhasebesi hizmeti sayfasını inceleyebilirsiniz.
E-Defter Başvurusu ve Geçiş Süreci
1. E-Defter Kapsamı Kontrol Edilir
E-fatura zorunluluğu, şirket türü, bilanço esasına göre defter tutma durumu ve özel mevzuat şartları değerlendirilir.
2. Uyumlu Muhasebe Yazılımı Belirlenir
Yevmiye ve büyük defter dosyalarının Gelir İdaresi Başkanlığı formatına uygun oluşturulabilmesi için uyumlu yazılım kullanılması gerekir.
3. Başvuru Bilgileri Hazırlanır
Mükellefin elektronik imza veya mali mühür bilgileri, yazılım bilgileri ve başvuruya ilişkin diğer teknik veriler hazırlanır.
4. E-Defter Dosyaları Oluşturulur
Aylık muhasebe kayıtları kapatıldıktan sonra yevmiye ve büyük defter dosyaları oluşturulur. Kayıtların belge tarihleri, hesap kodları, açıklamaları ve borç-alacak dengesi kontrol edilir.
5. Defterler İmzalanır ve Beratlar Hazırlanır
E-defter dosyaları uygun elektronik imza veya mali mühür ile imzalanır. Defterlerin özet ve doğrulama bilgilerini içeren berat dosyaları oluşturulur.
6. Berat Dosyaları GİB Sistemine Gönderilir
Beratlar, mükellefin seçtiği aylık veya geçici vergi dönemleri bazındaki yükleme tercihine göre yasal sürelerinde sisteme gönderilir.
7. Defter, Berat ve Kopyalar Saklanır
E-defter dosyaları, GİB onaylı beratlar ve ilgili kopyalar yasal muhafaza süresi boyunca güvenli şekilde saklanmalıdır.
E-Defter Beratları Nedir?
E-defter beratı, oluşturulan elektronik defterin bütünlüğünü ve ilgili döneme ait olduğunu doğrulamaya yarayan elektronik dosyadır.
Beratın GİB sistemine yüklenmiş olması, muhasebe kayıtlarının içerik olarak incelendiği veya onaylandığı anlamına gelmez. Berat, defter dosyasının değişmezliğini ve teknik doğrulamasını sağlar.
Berat yükleme tarihleri:
- Mükellefin gelir vergisi veya kurumlar vergisi mükellefi olmasına,
- Aylık veya geçici vergi dönemleri bazında yükleme tercihine,
- İlgili defter dönemine,
- GİB tarafından yayımlanan süre uzatımlarına
göre değişebilir. Güncel son tarihler GİB Vergi Takvimi üzerinden kontrol edilmelidir.
E-Defter ve Berat Süreçlerinizi Düzenli Takip Edin
Muhasebe kayıtlarının kontrolü, defter dosyalarının oluşturulması, beratların yüklenmesi ve saklama süreçleri için düzenli mali müşavirlik desteği alın.
E-Fatura İptal ve İtiraz Süreçleri
Yanlış düzenlenen bir e-faturanın yalnızca muhasebe programından silinmesi yeterli değildir. Faturanın senaryosuna, alıcı durumuna ve işlem tarihine göre iptal, ret, itiraz veya iade faturası yöntemlerinden uygun olanı kullanılmalıdır.
Kontrol edilmesi gereken başlıca alanlar şunlardır:
- Faturanın temel veya ticari senaryoda olması,
- Alıcının faturaya sistem üzerinden yanıt verip vermediği,
- İptal veya itiraz için geçerli süre,
- Malın teslim edilip edilmediği,
- İade faturası düzenlenmesi gerekip gerekmediği,
- Faturanın muhasebe ve KDV beyanına yansıyıp yansımadığı.
Entegratör Değişikliği Nasıl Yapılır?
Mevcut özel entegratörün fiyat, destek, entegrasyon veya kullanım sorunları nedeniyle değiştirilmesi mümkündür. Ancak geçişin fatura kesme sürecini aksatmaması için planlı ilerlenmelidir.
Değişiklik sırasında:
- Yeni entegratörün mevcut muhasebe sistemiyle uyumu kontrol edilir.
- Eski faturaların nasıl saklanacağı ve erişileceği belirlenir.
- Kullanılmamış kontör ve paket koşulları incelenir.
- Fatura seri ve numara yapısı planlanır.
- Kullanıcı, şube ve yetki tanımları yeniden oluşturulur.
- E-ticaret veya ERP bağlantıları yeni sisteme aktarılır.
- Geçiş günü test faturalarıyla kontrol yapılır.
E-Fatura ve E-Defter Danışmanlığı Neleri Kapsar?
Danışmanlık kapsamı işletmenin mevcut durumuna göre aşağıdaki hizmetlerden oluşabilir:
- E-fatura ve e-defter zorunluluk kontrolü,
- Son geçiş tarihinin belirlenmesi,
- Mali mühür veya elektronik imza sürecinin planlanması,
- GİB başvurularının takibi,
- GİB Portal veya özel entegratör karşılaştırması,
- Muhasebe ve ERP entegrasyonunun planlanması,
- Fatura seri, senaryo ve kullanıcı ayarlarının kontrolü,
- E-arşiv fatura süreçlerinin kurulması,
- E-defter başvurusu ve yazılım kontrolü,
- Defter ve berat dönemlerinin takibi,
- Dosya saklama ve yedekleme düzeninin oluşturulması,
- Entegratör değişikliği desteği,
- Geçiş sonrası muhasebe ve belge kontrolü.
E-Dönüşüm Hizmeti Kimler İçin Uygundur?
- E-fatura zorunluluğu kapsamına giren işletmeler,
- İsteğe bağlı olarak e-faturaya geçmek isteyen şirketler,
- E-ticaret sitesi ve pazaryeri satıcıları,
- Yeni kurulan limited ve anonim şirketler,
- Mevcut entegratörünü değiştirmek isteyen işletmeler,
- E-defter ve berat süreçlerinde destek arayan şirketler,
- Muhasebe ve fatura sistemlerini entegre etmek isteyen firmalar,
- Şube veya yüksek fatura hacmi bulunan işletmeler,
- Fatura iptal ve itiraz süreçlerinde sorun yaşayan mükellefler.
Yeni bir işletme kuruyorsanız şahıs şirketi kuruluşu veya limited şirket kuruluşu sayfasından kuruluş ve e-belge süreçlerini birlikte planlayabilirsiniz.
İstanbul’da ve Uzaktan E-Dönüşüm Danışmanlığı
SMMM Özgür Karadaş’ın ofisi Gaziosmanpaşa, İstanbul’da bulunmaktadır. İstanbul’daki işletmelerle yüz yüze; diğer şehirlerdeki işletmelerle dijital belge paylaşımı ve çevrim içi görüşmeler üzerinden çalışılabilir.
E-fatura ve e-defter başvurularının büyük bölümü elektronik ortamda yürütülebildiği için işletmenin faaliyet, muhasebe ve teknik bilgilerinin dijital olarak paylaşılmasıyla danışmanlık süreci uzaktan da planlanabilir.
Neden SMMM Özgür Karadaş?
- Zorunluluk ve geçiş tarihinin işletme özelinde değerlendirilmesi,
- E-fatura, e-arşiv ve e-defter süreçlerinin birlikte planlanması,
- Muhasebe kayıtlarıyla entegre çalışma düzeni,
- Özel entegratör seçiminde bağımsız ihtiyaç analizi,
- E-ticaret ve dijital iş modellerine uygun entegrasyon yaklaşımı,
- Geçiş sonrası fatura ve berat süreçlerinin takip edilmesi,
- Mevzuat değişikliklerinin çalışma sistemine uyarlanması,
- Açık ve anlaşılır bilgilendirme,
- Türkçe ve İngilizce iletişim imkânı.
E-Fatura ve E-Defter Geçişinizi Planlı Şekilde Tamamlayın
Şirket türünüzü, faaliyet alanınızı, cironuzu ve kullandığınız yazılımı paylaşın. Başvuru, entegratör, entegrasyon ve yasal takip sürecinizi birlikte planlayalım.
