Bordro ve SGK İşlemleri

Bordro ve SGK işlemleri; çalışanların ücretlerinin doğru hesaplanmasını, işe giriş ve işten ayrılış bildirimlerinin takip edilmesini, aylık prim ve hizmet bilgilerinin beyan edilmesini ve personel süreçlerinin kayıt altına alınmasını kapsar.

SMMM Özgür Karadaş; çalışan istihdam eden şahıs işletmeleri, limited ve anonim şirketler ile büyüyen işletmeler için bordro hesaplama, SGK bildirimleri, Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesi, teşvik kontrolü ve personel maliyeti raporlama hizmeti sunmaktadır.

Hizmet kapsamı; çalışan sayısına, ücret sistemine, vardiya ve çalışma düzenine, yan haklara, teşvik kullanımına ve işletmenin raporlama ihtiyacına göre belirlenir.

Bordro Hizmeti Nedir?

Bordro hizmeti, çalışanın belirli bir çalışma dönemindeki brüt ücretinin, ek kazançlarının, kesintilerinin, vergi ve sigorta yükümlülüklerinin hesaplanarak net ödenecek ücretin belirlenmesidir.

Bordro hesaplamasında yalnızca çalışanın aylık maaşı dikkate alınmaz. Çalışma düzenine göre aşağıdaki bilgiler de değerlendirilir:

• Çalışılan gün ve prim ödeme gün sayısı,
• Eksik günler ve eksik gün nedenleri,
• Fazla çalışma süreleri,
• Hafta tatili çalışmaları,
• Ulusal bayram ve genel tatil çalışmaları,
• Prim, ikramiye ve performans ödemeleri,
• Yol, yemek ve diğer yan haklar,
• Ücretsiz izin ve istirahat süreleri,
• Avans, icra, nafaka ve diğer kesintiler,
• Vergi ve SGK istisnaları.

Çalışan verilerinin eksik veya geç iletilmesi, bordroların hatalı hazırlanmasına ve SGK bildirimlerinde düzeltme ihtiyacı doğmasına neden olabilir. Bu nedenle aylık personel hareketleri belirli bir takvimle paylaşılmalıdır.

Bordro ve SGK Hizmeti Neleri Kapsar?

Hizmet kapsamı işletmenin çalışan sayısına ve çalışma düzenine göre özelleştirilebilir. Genel olarak aşağıdaki bordro ve SGK işlemleri takip edilir.

Personel İşe Alım Bilgilerinin Kontrolü

Çalışanın işe başlamasından önce kimlik, iletişim, banka hesabı, görev, ücret, çalışma biçimi ve diğer gerekli bilgiler kontrol edilir.

İşe alım öncesinde aşağıdaki konuların netleştirilmesi gerekir:

• İşe başlama tarihi,
• Görev ve meslek kodu,
• Brüt veya net ücret bilgisi,
• Tam süreli veya kısmi süreli çalışma biçimi,
• Deneme süresi,
• Yol, yemek, prim ve diğer yan haklar,
• İş yerinin ve çalışanın teşvik uygunluğu,
• Yabancı çalışanlarda çalışma izni durumu.

SGK İşyeri Tescil İşlemleri

İlk defa sigortalı çalışan istihdam edecek işletmelerin SGK işyeri tescil durumu kontrol edilir. İş yerinin adresi, faaliyet konusu, tehlike sınıfı ve işveren bilgileri üzerinden gerekli kayıt süreci planlanır.

Ticaret sicilinde kurulan şirketlerde otomatik işyeri tescili yapılabilse de işyeri sicil bilgilerinin, e-Sigorta yetkilerinin ve çalışan bildirimi yapılacak dosyanın kontrol edilmesi gerekir.

SGK İşe Giriş Bildirgesi

4/a kapsamında çalışacak personel için SGK işe giriş bildirgesi genel kural olarak çalışanın fiilen işe başlayacağı tarihten en az bir gün önce verilmelidir.

İnşaat, balıkçılık, tarım, yeni tescil edilen işyerleri ve mevzuatta düzenlenen bazı özel durumlarda farklı bildirim süreleri uygulanabilir. Bu nedenle çalışanın sektörü ve çalışma durumu ayrıca kontrol edilmelidir.

Güncel bildirim kuralları için SGK işveren yükümlülükleri sayfası incelenebilir.

Aylık Bordro Hesaplama

Çalışanların aylık puantaj ve ücret bilgileri kontrol edilerek brüt ücret, SGK kesintileri, gelir vergisi, damga vergisi, ek ödemeler ve diğer kesintiler hesaplanır.

Bordro hazırlanırken çalışanların yıl içinde oluşan kümülatif vergi matrahları ve mevzuatta uygulanan ücret istisnaları da dikkate alınır.

Yaklaşık hesaplama yapmak için brüt net maaş hesaplama aracını kullanabilirsiniz. Araç sonucu ön bilgi verir; kesin bordro çalışanın kişisel ve dönemsel verilerine göre hazırlanmalıdır.

Ücret Hesap Pusulasının Hazırlanması

Çalışana ücret hesabını gösteren bordro veya ücret hesap pusulası hazırlanır. Belgede ödemenin ait olduğu dönem, ücret eklemeleri ve yapılan kesintiler ayrı ayrı gösterilir.

Ücret pusulasında çalışma durumuna göre şu bilgiler bulunabilir:

• Brüt ücret,
• Çalışılan gün sayısı,
• Fazla çalışma ücreti,
• Hafta tatili ve genel tatil ödemeleri,
• Prim ve ikramiyeler,
• Yol ve yemek yardımları,
• SGK çalışan payı,
• İşsizlik sigortası çalışan payı,
• Gelir ve damga vergisi,
• Avans, icra veya diğer kesintiler,
• Net ödenecek ücret.

Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesi

Çalışanların prime esas kazançları, prim ödeme günleri, meslek kodları, eksik gün bilgileri ve ücret üzerinden yapılan vergi kesintileri Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesi ile bildirilir.

Genel uygulamada aylık beyanname, çalışma dönemini izleyen ayın 26’ncı günü saat 23.59’a kadar elektronik ortamda verilir. Resmî tatil, süre uzatımı veya özel dönem uygulamaları bulunabileceği için güncel tarihler GİB Vergi Takvimi üzerinden kontrol edilmelidir.

SGK Prim Tahakkuklarının Takibi

Beyanname sonrasında oluşan SGK prim tahakkukları kontrol edilir ve ödeme bilgileri işletmeye iletilir.

Genel olarak sigorta primlerinin çalışma dönemini takip eden ayın sonuna kadar ödenmesi gerekir. İşverenin teşviklerden yararlanabilmesi için beyannamelerin ve prim ödemelerinin yasal sürelerde tamamlanması önemlidir.

SGK İşten Ayrılış Bildirgesi

İş sözleşmesi sona eren çalışan için SGK işten ayrılış bildirgesi hazırlanır. Bildirgenin genel olarak işten ayrılış tarihini takip eden 10 gün içinde verilmesi gerekir.

İşten ayrılış nedeni ve kodu; işsizlik ödeneği, kıdem ve ihbar süreçleri ile olası uyuşmazlıkları etkileyebileceği için işveren tarafından doğru bilgiyle bildirilmelidir.

Fesih gerekçesi, kıdem veya ihbar tazminatı, işe iade riski ve hukuki uyuşmazlık ihtimali bulunan durumlarda iş hukuku alanında çalışan bir avukattan ayrıca görüş alınması gerekebilir.

İşten Ayrılış Bordrosu ve Son Hak Edişler

Çalışanın işten ayrıldığı ay için son bordrosu hazırlanırken çalışma günleri, kullanılmamış izinler, primler, kesintiler ve varsa diğer hak edişler değerlendirilir.

Kıdem ve ihbar tazminatına hak kazanılıp kazanılmadığı ile hesaplama yöntemi, iş sözleşmesinin sona erme nedenine ve çalışanın durumuna göre ayrıca incelenmelidir.

Eksik Gün ve Ücretsiz İzin Bildirimleri

Ay içinde 30 günden az çalışan personelin eksik gün nedeni doğru kodla bildirilmelidir. Ücretsiz izin, istirahat, devamsızlık, kısmi süreli çalışma ve diğer eksik gün nedenleri belge ve puantaj kayıtlarıyla uyumlu olmalıdır.

Eksik gün bilgilerinin bordro, banka ödemesi ve personel kayıtlarıyla çelişmesi SGK incelemelerinde açıklama ihtiyacı doğurabilir.

İstirahat ve Çalışılmadığına Dair Bildirimler

Çalışanın hastalık, iş kazası veya analık nedeniyle istirahat raporu alması halinde rapor bilgileri ve istirahat dönemindeki çalışma durumu kontrol edilir.

Geçici iş göremezlik ödeneği sürecinde çalışanın raporlu dönemde çalışıp çalışmadığı ve prime tabi ek ödeme bulunup bulunmadığı SGK sistemine bildirilir.

İş Kazası Bildirim Süreci

Çalışanın iş kazası geçirmesi halinde olayın niteliği, tarihi ve öğrenilme zamanı kayıt altına alınmalıdır. Genel kural olarak kolluk kuvvetlerine derhal, SGK’ya ise kazadan sonraki üç iş günü içinde bildirim yapılması gerekir.

İş kazasının işverenin kontrolü dışındaki bir yerde gerçekleşmesi ve işverenin olayı sonradan öğrenmesi halinde süre, olayın öğrenildiği tarihe göre değerlendirilebilir.

SGK Teşvik ve Prim İndirimlerinin Kontrolü

İş yerinin ve çalışanların şartlarına göre uygulanabilecek SGK teşvikleri, destekler ve prim indirimleri kontrol edilebilir.

Teşvik uygunluğu değerlendirilirken aşağıdaki unsurlar incelenir:

• İş yerinin faaliyet sektörü,
• İşverenin SGK borç durumu,
• Beyannamelerin ve primlerin zamanında verilmesi,
• Çalışanın yaşı, cinsiyeti ve mesleki durumu,
• İşsizlik ödeneği veya İŞKUR kaydı,
• İlave istihdam şartları,
• Engellilik veya özel istihdam statüsü,
• Yatırım ve sektör destekleri.

Teşvikler dönemsel olarak değişebildiği için güncel şartlar SGK güncel teşvik ve indirimleri üzerinden kontrol edilmelidir.

İşletmenize yönelik diğer kamu destekleri için teşvik ve destek danışmanlığı sayfasını inceleyebilirsiniz.

Personel Maliyeti Raporlaması

İşveren açısından bir çalışanın maliyeti yalnızca net maaştan oluşmaz. Brüt ücret, işveren SGK payları, işsizlik sigortası, yan haklar, primler ve diğer personel giderleri birlikte değerlendirilmelidir.

Hizmet kapsamına göre işletmeye aşağıdaki raporlar sunulabilir:

• Çalışan bazında brüt ve net ücret raporu,
• Toplam işveren maliyeti,
• SGK ve vergi yükümlülükleri,
• Departman veya şube bazında personel gideri,
• Prim ve yan hak maliyetleri,
• Teşvik öncesi ve sonrası maliyet karşılaştırması,
• Yeni çalışan için tahmini maliyet çalışması.

Ön hesaplama için SGK işveren maliyeti hesaplama aracını kullanabilirsiniz.

Bordro Süreci Nasıl İlerler?

1. İşletme ve Çalışan Yapısı Analiz Edilir

Çalışan sayısı, ücret yapısı, çalışma saatleri, vardiyalar, yan haklar, teşvikler ve mevcut bordro sistemi değerlendirilir.

2. Aylık Personel Veri Takvimi Oluşturulur

İşe giriş ve çıkışlar, izinler, raporlar, fazla çalışmalar, primler, avanslar ve kesintilerin hangi tarihe kadar paylaşılacağı belirlenir.

3. Puantaj ve Personel Hareketleri Kontrol Edilir

İletilen çalışma ve izin bilgileri incelenir. Eksik veya birbiriyle uyumsuz veriler bordro hazırlanmadan önce işletmeye bildirilir.

4. Bordrolar Hazırlanır

Brüt ücretler, ek kazançlar, vergi ve SGK kesintileri, istisnalar ve diğer personel hareketleri hesaplanır.

5. Bordro Kontrolü Yapılır

Önceki dönem bordroları, kümülatif matrahlar, çalışan günleri ve net ücretler karşılaştırılır. Olağan dışı değişiklikler kontrol edilir.

6. Beyan ve Tahakkuk Süreçleri Tamamlanır

Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesi hazırlanır, tahakkuk bilgileri kontrol edilir ve ödeme tutarları işletmeye iletilir.

7. Bordro ve Raporlar İşletmeyle Paylaşılır

Çalışan bordroları, banka ödeme listeleri ve talep edilen personel maliyeti raporları güvenli iletişim kanalları üzerinden paylaşılır.

Bordro Hizmeti Kimler İçin Uygundur?

• İlk defa çalışan istihdam edecek işletmeler,
• Şahıs işletmeleri,
• Limited ve anonim şirketler,
• Birden fazla çalışanı veya şubesi bulunan işletmeler,
• E-ticaret ve teknoloji şirketleri,
• Perakende, restoran ve hizmet işletmeleri,
• Vardiyalı çalışma düzenine sahip iş yerleri,
• Fazla çalışma ve prim sistemi uygulayan şirketler,
• SGK teşviklerini düzenli kontrol etmek isteyen işverenler,
• Bordro süreçlerini dışarıdan yönetmek isteyen işletmeler.

Bordro Hizmetini Dışarıdan Almanın Avantajları

Bordro işlemlerinin dışarıdan profesyonel destekle yürütülmesi, özellikle ayrı bir insan kaynakları veya bordro ekibi bulunmayan işletmelerin aylık operasyon yükünü azaltabilir.

• Yasal bildirim tarihleri düzenli takip edilir.
• Ücret ve kesinti hesapları kontrol edilir.
• İşe giriş ve işten çıkış işlemleri kayıt altına alınır.
• SGK teşvikleri dönemsel olarak değerlendirilebilir.
• Personel maliyetleri daha görünür hale gelir.
• İşletmenin bordro verilerinde standart bir süreç oluşturulur.
• Mevzuat değişiklikleri bordro sistemine uygulanabilir.

İşe Giriş Bilgileri Ne Zaman Paylaşılmalıdır?

Çalışanın işe başlayacağı tarih, ücret, görev ve kimlik bilgileri işe başlamadan önce mali müşavire iletilmelidir.

Çalışan işe başladıktan sonra bilgi verilmesi, işe giriş bildirgesinin yasal süresinin kaçırılmasına ve idari yaptırım riskine neden olabilir. Bu nedenle işe alım kararı kesinleştiğinde bildirim süreci bekletilmemelidir.

İşten Ayrılışta Hangi Bilgiler Paylaşılmalıdır?

İşten ayrılış işleminin doğru yürütülebilmesi için aşağıdaki bilgilerin paylaşılması gerekir:

• Çalışanın son çalışma tarihi,
• İş sözleşmesinin sona erme nedeni,
• İşveren veya çalışan tarafından feshedilmesi,
• Kullanılmamış yıllık izin durumu,
• Ödenmemiş ücret, prim veya fazla çalışma bilgileri,
• Avans, icra ve diğer kesintiler,
• Kıdem ve ihbar değerlendirmesi,
• Varsa hukuki ihtilaf veya arabuluculuk süreci.

İşten ayrılış kodunun yalnızca teknik bir SGK seçimi olmadığı; çalışanın işsizlik ödeneği ve taraflar arasındaki olası uyuşmazlıklar üzerinde etkili olabileceği dikkate alınmalıdır.

Mevcut Bordro Süreci Kontrol Edilebilir mi?

Mevcut bordro sisteminde hata veya uyumsuzluk bulunduğunu düşünen işletmeler için dönemsel kontrol çalışması yapılabilir.

Kontrol kapsamında aşağıdaki alanlar incelenebilir:

• Çalışan ücretleri ve banka ödemeleri,
• SGK gün ve kazanç bildirimleri,
• Meslek kodları,
• Eksik gün nedenleri,
• Fazla çalışma ve tatil ödemeleri,
• Kümülatif vergi matrahları,
• Teşvik kullanımları,
• İşe giriş ve işten ayrılış tarihleri,
• Ücret hesap pusulaları,
• Personel dosyaları ve aylık veri akışı.

Bordro ve SGK Hizmeti Ücretleri Nasıl Belirlenir?

Bordro hizmeti ücretleri, işletmenin çalışan sayısına ve bordro operasyonunun karmaşıklığına göre belirlenir.

Fiyatlandırmada özellikle aşağıdaki kriterler değerlendirilir:

• Aylık çalışan sayısı,
• İşe giriş ve işten ayrılış yoğunluğu,
• Şube ve SGK dosyası sayısı,
• Vardiya ve puantaj yapısı,
• Fazla çalışma, prim ve yan hak sistemi,
• Teşvik kontrolü ihtiyacı,
• Talep edilen raporlama kapsamı,
• Personel verilerinin iletilme biçimi,
• Geçmiş dönem kontrol veya düzeltme ihtiyacı.

Net hizmet teklifi için çalışan sayınızı, faaliyet alanınızı ve ihtiyaç duyduğunuz aylık işlemleri paylaşmanız yeterlidir.

İstanbul’da ve Uzaktan Bordro Hizmeti

SMMM Özgür Karadaş’ın ofisi Gaziosmanpaşa, İstanbul’da bulunmaktadır. İstanbul’daki işletmelerle yüz yüze görüşme gerçekleştirilebilir.

Personel, puantaj ve ücret bilgilerinin güvenli biçimde dijital olarak paylaşılabildiği işletmeler için bordro ve SGK hizmetleri farklı şehirlerden de yürütülebilir.

Uzaktan çalışma modelinde aylık personel hareketleri belirlenen tarihte iletilir; hazırlanan bordrolar, tahakkuklar ve raporlar dijital iletişim kanallarından işletmeye aktarılır.

Neden SMMM Özgür Karadaş?

• İşe girişten işten ayrılışa kadar düzenli takip,
• Bordro, SGK ve vergi süreçlerinin birlikte değerlendirilmesi,
• İşletmeye özel aylık personel veri takvimi,
• SGK teşviklerinin dönemsel kontrolü,
• Çalışan ve işveren maliyetlerinin raporlanması,
• Muhasebe kayıtlarıyla uyumlu bordro sistemi,
• İşletme sahibine açık ve anlaşılır bilgilendirme,
• Türkçe ve İngilizce iletişim imkânı.

Bordro kayıtlarının genel muhasebe ve beyan süreçleriyle birlikte yönetilmesi için muhasebe hizmeti ve defter tutma sayfasını inceleyebilirsiniz.