SGK Eksik Gün Nedenleri ve Eksik Gün Kodları Nelerdir?

Bir sigortalının ay içinde 30 günden az bildirilmesi gerekiyorsa eksik kalan günlerin nedeni, Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesinde uygun SGK eksik gün koduyla gösterilmelidir. Kodun seçilmesi tek başına yeterli değildir; eksik çalışmayı kanıtlayan sözleşme, sağlık raporu, puantaj, izin talebi veya resmî belge de işveren tarafından düzenlenip saklanmalıdır.

Eksik gün kodunun gerçeğe aykırı veya destekleyici belgelerle uyumsuz seçilmesi; eksik prim tahakkuku, gecikme cezası ve zammı, idari para cezası, teşvik kaybı ve çalışanın hizmet dökümünün hatalı oluşması gibi sonuçlara yol açabilir.

SGK eksik gün bildirimi nedir?

SGK eksik gün bildirimi, 4/1-a kapsamındaki bir sigortalının ilgili ayda neden 30 günden az prim günüyle bildirildiğinin Sosyal Güvenlik Kurumuna açıklanmasıdır.

Eksik gün bilgileri, sigortalının Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesindeki satırında şu alanlarla birlikte gösterilir:

• Prim ödeme gün sayısı,
• Eksik gün sayısı,
• Eksik gün nedeni kodu,
• Prime esas kazanç,
• Varsa başka belge veya kanun türündeki tamamlayıcı bildirim.

Eksik gün, yalnızca sigortalının işe gelmediği gün anlamına gelmez. Sağlık raporu, kısmi süreli çalışma, ücretsiz izin, grev, kısa çalışma, yarım çalışma ödeneği veya ay içinde gerçekleşen işten çıkış gibi farklı nedenlerle de prim günü 30’dan az olabilir.

SGK eksik gün kodları güncel listesi

En sık kullanılan eksik gün kodları nasıl seçilir?

01-İstirahat

Sigortalının hastalık, analık, iş kazası veya meslek hastalığı nedeniyle yetkili sağlık hizmeti sunucusundan rapor aldığı ve çalışmadığı günlerde kullanılır. Elektronik raporun işveren ekranından kontrol edilmesi ve raporlu dönemde fiilî çalışma bulunup bulunmadığının doğrulanması gerekir.

Raporlu sigortalının işyerinde çalışmaya devam ettiğinin tespit edilmesi, hem eksik gün bildirimi hem de geçici iş göremezlik ödeneği bakımından sorun oluşturabilir.

06-Kısmi istihdam

Yazılı kısmi süreli iş sözleşmesi veya çağrı üzerine çalışma sözleşmesiyle çalışan sigortalılar için kullanılır. Aylık prim günü, genel olarak toplam çalışma saatinin 7,5 saate bölünmesi ve çıkan küsuratın bir güne tamamlanması suretiyle belirlenir.

Tam süreli çalışan bir personelin yalnızca bazı günlerde işe gelmemesi, kendiliğinden kısmi istihdam sayılmaz. Kodun dayanağı, çalışma başlamadan veya çalışma düzeni değiştirilirken hazırlanmış geçerli bir sözleşme olmalıdır.

07-Puantaj kayıtları

Sigortalının hangi günlerde fiilen çalıştığını gösteren puantaj kayıtlarına dayanır. Kayıtların tarihli, düzenli ve sigortalının imzasını taşıması önemlidir.

SGK’nın 20 Kasım 2023 tarihli duyurusu uyarınca 0 gün ve 0 kazançla bildirilen sigortalılar için 07-Puantaj Kayıtları kodunun seçilmesi engellenmiştir.

Ayrıca yazılı kısmi süreli sözleşmesi bulunmayan sigortalının çalışma saatlerini toplayıp 7,5 saate bölerek gün sayısını azaltmak doğru değildir. Böyle bir çalışanın puantajda bir saat dahi çalıştığı gün, prim günü bakımından bir gün kabul edilir.

12-Birden fazla

Aynı ay içinde iki veya daha fazla eksik gün nedeni bulunan sigortalılar için kullanılır. Örneğin personel ayın bir bölümünde raporlu, başka bir bölümünde ücretsiz izinli olabilir.

Bu kod seçildiğinde her iki nedeni kanıtlayan belgelerin de ayrı ayrı saklanması gerekir. “Birden fazla” kodu, eksik günün nedeni bilinmediğinde kullanılabilecek genel bir seçenek değildir.

15-Devamsızlık

Sigortalının işverenden izin almadan ve geçerli bir mazeret sunmadan işe gelmediği, dolayısıyla ücret ödenmeyen günlerde kullanılır.

Devamsızlığın günlük tutanak, giriş-çıkış kaydı, vardiya çizelgesi, tanık imzası ve gerekiyorsa çalışandan istenen savunmayla belgelendirilmesi önemlidir. Devamsızlık nedeniyle iş sözleşmesinin feshedilmesiyle eksik gün bildirimi birbirinden ayrı işlemlerdir.

19-Ücretsiz doğum izni

İş Kanunu kapsamındaki doğum sonrası ücretsiz izin dönemlerinde kullanılır. Analık nedeniyle alınan sağlık raporu süresinde ise 01-İstirahat kodu gündeme gelir. Sağlık raporu, yarım çalışma ve ücretsiz doğum izni dönemleri birbirine karıştırılmamalıdır.

21-Diğer ücretsiz izin

Kanunda ayrıca adlandırılmayan ve tarafların anlaşmasıyla kullanılan ücretsiz izinlerde tercih edilir. Ücretsiz iznin işçinin yazılı talebine veya açık onayına dayanması, başlangıç ve bitiş tarihlerinin belirtilmesi gerekir.

İşverenin tek taraflı olarak çalışanı ücretsiz izne çıkarması, yürürlükte özel bir kanuni yetki bulunmadıkça çalışma koşullarında esaslı değişiklik ve iş hukuku uyuşmazlığı doğurabilir.

Eksik gün sayısı nasıl hesaplanır?

SGK uygulamasında tam ay çalışan sigortalı, ayın 28, 29, 30 veya 31 gün çekmesine bakılmaksızın genel olarak 30 prim günüyle bildirilir. Ay içinde ücretsiz ve primsiz bir eksik gün oluştuğunda, eksik gün sayısı 30 günlük SGK ayı esas alınarak değerlendirilir.

Ancak ay içinde işe giriş veya işten çıkış, istirahat, ücretli hafta tatili, yıllık izin, kısmi süreli çalışma ve birden fazla belge türü bulunması hesaplamayı değiştirebilir.

Rapor süresinde işveren tarafından ücret ödenmesi, sigortalının ay içindeki diğer çalışma günleri ve hafta tatiline hak kazanıp kazanmadığı gibi ayrıntılar prim günü hesabını etkileyebilir. Bu nedenle örnekler doğrudan her bordroya uygulanmamalıdır.

Ay içinde işe giriş veya işten çıkışta eksik gün kodu gerekir mi?

Sigortalının ay içinde işe başlaması veya işten ayrılması hâlinde prim ödeme gün sayısı işe giriş ve çıkış tarihlerine göre hesaplanır. Bu tarihler sigortalı işe giriş ve işten ayrılış bildirgeleriyle SGK sisteminde bulunduğundan, yalnızca ayın başında işe girmemiş veya ay tamamlanmadan ayrılmış olması için ayrıca bir eksik gün nedeni seçilmesi genellikle gerekmez.

Bununla birlikte sigortalının işe giriş ve çıkış tarihleri arasında rapor, devamsızlık veya ücretsiz izin gibi başka bir eksikliği varsa ilgili kod ayrıca bildirilmelidir.

16-Fesih tarihinde çalışmamış kodu ise iş sözleşmesinin sona erdiği tarihte fiilen çalışma bulunmayan özel durumlar içindir; her işten ayrılan personel için otomatik olarak kullanılmaz.

Eksik gün bildirimi ne zaman yapılır?

Eksik gün bilgileri ayrı bir aylık form olarak değil, sigortalının prim ve hizmet bilgileriyle birlikte Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesinde bildirilir.

Standart takvim ayını kullanan özel sektör işverenleri bakımından beyanname, genel olarak ilgili ayı takip eden ayın 26’ncı günü saat 23.59’a kadar gönderilir. Son günün tatile denk gelmesi, mücbir sebep veya kurum duyurusu bulunması hâlinde süre değişebilir.

Örneğin SGK, 2026/Nisan dönemine ilişkin son günün idari izin ve bayram arifesine denk gelmesi nedeniyle beyanname süresini 3 Haziran 2026’ya, prim ödeme süresini ise 5 Haziran 2026’ya uzatmıştır. Bu nedenle her dönem için GİB ve SGK duyurularının ayrıca kontrol edilmesi gerekir.

Eksik gün belgeleri SGK’ya gönderilir mi?

2018/Mart döneminden itibaren eksik gün nedenini kanıtlayan belgelerin her ay Ek-10 formuyla SGK’ya gönderilmesi uygulaması kaldırılmıştır.

Güncel sistemde:

1. Eksik gün nedeni beyannamede doğru kodla bildirilir.
2. Eksik çalışmayı gösteren belgeler ilgili aya göre düzenlenir.
3. Belgeler işveren tarafından özlük ve bordro kayıtlarıyla birlikte saklanır.
4. SGK tarafından istenirse belirtilen süre içinde Kuruma ibraz edilir.

Belgelerin SGK’ya aylık olarak gönderilmiyor olması, belgesiz eksik gün bildirimi yapılabileceği anlamına gelmez. Kurumun talebine rağmen belgelerin sunulmaması veya geçersiz belge sunulması hâlinde eksik günler geçersiz sayılarak prim günlerinin 30’a tamamlanması istenebilir.

Hangi eksik gün kodu için hangi belge saklanmalıdır?

Hatalı eksik gün kodu nasıl düzeltilir?

Beyanname verilmeden önce hata fark edilirse ilgili sigortalının satırındaki prim günü, eksik gün sayısı ve neden kodu düzeltilerek beyanname yeniden kontrol edilmelidir.

Onaylanmış beyanname sonrasında hata fark edilirse düzeltme süreci, hatanın sonucuna göre değişir:

• Yalnızca eksik gün nedeni hatalıysa düzeltme beyannamesi gerekebilir.
• Prim gün sayısı veya prime esas kazanç eksikse ek bildirim ve prim tahakkuku gündeme gelir.
• Fazla gün ya da kazanç bildirildiyse iptal ve düzeltme satırlarının birlikte hazırlanması gerekebilir.
• SGK incelemesi başlamışsa destekleyici belgeler ilgili sosyal güvenlik merkezine sunulmalıdır.
• Teşvikli kanun numarası kullanılmışsa düzeltmenin teşvik hesabına etkisi ayrıca kontrol edilmelidir.

Düzeltmenin yasal süreden sonra yapılması, prim farkına gecikme cezası ve gecikme zammı uygulanmasına veya idari para cezasına neden olabilir. Ceza tutarları fiilin türüne ve ilgili tarihteki brüt asgari ücrete bağlı olduğundan dönem özelinde hesaplanmalıdır.

Yanlış eksik gün bildiriminin sonuçları nelerdir?

• Eksik bildirilen prim günlerinin SGK tarafından 30 güne tamamlatılması,
• İşveren adına ek prim borcu çıkarılması,
• Gecikme cezası ve gecikme zammı uygulanması,
• Fiilin türüne göre idari para cezası kesilmesi,
• Asgari işçilik veya kayıt dışı istihdam incelemesi yapılması,
• Sigorta primi teşviklerinin kaybedilmesi veya geri alınması,
• Çalışanın emeklilik, işsizlik ödeneği ve sağlık haklarının etkilenmesi,
• Ücret, fazla çalışma veya hizmet tespiti uyuşmazlığı doğması.

SGK hizmet dökümünde eksik gün gören çalışan, önce işverenden bordro ve eksik gün gerekçesini isteyebilir. Gerçek çalışma günleri eksik bildirilmişse SGK’ya başvuru, şikâyet veya şartlarına göre hizmet tespiti süreci gündeme gelebilir.

SGK eksik gün bildiriminde sık yapılan hatalar

• Her eksikliği 13-Diğer Nedenler koduyla bildirmek,
• Yazılı kısmi süreli sözleşme olmadan 06 kodunu kullanmak,
• 0 gün ve 0 kazanç bildiriminde 07-Puantaj kodunu seçmek,
• İmzasız veya sonradan topluca hazırlanmış puantajlara dayanmak,
• İşçinin yazılı talebi olmadan ücretsiz izin kodu kullanmak,
• Raporlu gün ile ücretsiz izin gününü karıştırmak,
• Aynı ayda birden fazla neden bulunmasına rağmen 12 kodunu ve bütün belgeleri dikkate almamak,
• Ay içindeki işe giriş veya çıkışı ayrıca devamsızlık olarak bildirmek,
• Ücretli yıllık izin günlerini eksik gün saymak,
• Eksik gün kodunu düzeltirken prim günü ve kazancı kontrol etmemek,
• Belgeler aylık olarak SGK’ya gönderilmediği için saklanmasına gerek olmadığını düşünmek.

Bordro öncesi eksik gün kontrol listesi

Eksik gün ve bordro süreçlerinin düzenli yönetilmesi

Eksik gün kodu, bordro hesaplamasının sonunda rastgele seçilecek teknik bir alan değildir. Personelin iş sözleşmesi, günlük puantajı, izin ve rapor kayıtları ile ücret bordrosu aynı çalışma düzenini göstermelidir.

Mali Müşavirlik kapsamında personel bildirimlerinin, bordro kayıtlarının ve SGK yükümlülüklerinin düzenli kontrolü sağlanabilir.

Her işyerinin vardiya sistemi, ücret modeli, toplu iş sözleşmesi ve personel yapısı farklıdır. Özellikle aynı ayda birden fazla eksik neden bulunan, geriye dönük düzeltme gerektiren veya SGK tarafından belge istenen durumlar mali müşavir tarafından işletmeye özel incelenmelidir.