Restoran Açarken Vergi Kaydı, POS ve Günlük Satış Muhasebesi

Bir restoranın vergi kaydını açmak, işletmeyi satışa hazır hâle getirmekle aynı şey değildir. Şirket türü ve faaliyet kodu kadar belediye ruhsatı, gıda işletmesi kaydı, yeni nesil ödeme kaydedici cihaz (YN ÖKC), banka POS’u, paket servis platformları, stok ve çalışan dosyası da aynı açılış planında ele alınmalıdır. Aksi hâlde ilk haftanın yoğunluğu içinde satış belgesi, tahsilat ve banka ödemesi birbirinden kopabilir.

Restoran açmadan önce şirketten daha önemli ilk kontrol

Kira sözleşmesi imzalanmadan ve yüksek tutarlı ekipman siparişi verilmeden önce adresin restoran faaliyetine uygunluğu araştırılmalıdır. İşyeri açma ve çalışma ruhsatı bakımından yetkili belediyenin istediği koşullar; yapı kullanımı, yangın tedbirleri, havalandırma, baca, hijyen, atık ve gerekiyorsa diğer izinler adrese ve faaliyet modeline göre değişebilir. Paket servis mutfağı, masaya servis yapılan restoran ve alkollü içki sunan işletme aynı izin dosyasına sahip olmayabilir.

Gıda satışı veya toplu tüketim faaliyeti için Tarım ve Orman Bakanlığının gıda işletmesi kayıt prosedürü de ayrıca değerlendirilmelidir. Vergi levhası alınması, belediye ruhsatı veya gıda işletmesi kaydının yerine geçmez; bunlar farklı kurumların farklı amaçlarla yürüttüğü süreçlerdir.

1. İşletme modeli, şirket türü ve faaliyet kodu birlikte seçilmeli

Tek ortaklı ve daha küçük ölçekli bir başlangıçta şahıs işletmesi hızlı bir seçenek olabilir. Birden fazla ortak, yüksek yatırım, marka büyütme veya sorumluluğun kurumsal yapıda ayrıştırılması hedefleniyorsa limited şirket ayrıca değerlendirilmelidir. Seçim yalnız kuruluş maliyetine göre yapılmamalı; ortaklık yapısı, beklenen ciro, yatırım planı, çalışan sayısı, kira taahhüdü ve finansman ihtiyacı birlikte incelenmelidir.

Kuruluş öncesi genel adımlar için şirket kurma adımları rehberine, şahıs işletmesinin ilk yıl bütçesi için şahıs şirketi aylık giderleri çalışmasına bakabilirsiniz.

2. Vergi kaydı ve açılış dosyası nasıl kurulur?

Gerçek kişiler işe başlama bildirimini, şirketler ise kuruluş ve tescil akışını kendi hukuki yapılarına göre tamamlar. Adres, ana faaliyet kodu, işyeri niteliği ve varsa ek faaliyetler baştan doğru bildirilmelidir. Yoklama sürecinde işyerinin fiilen faaliyete hazır durumu, kira veya mülkiyet belgeleri ve faaliyeti gösteren unsurlar önem taşıyabilir.

Kuruluşun uygulama adımları için Şahıs Şirketi Kuruluşu; kuruluş sonrasında defter, beyan ve mutabakat düzeni için Muhasebe Hizmeti ve Defter Tutma sayfaları kullanılabilir.

Açılış dosyasında bulunması gereken ana gruplar

• Kimlik, imza, şirket ve temsil belgeleri

• Kira sözleşmesi veya mülkiyet belgesi; varsa depo ve ek alan bilgileri

• Faaliyet kodu ve gerçek satış modelini açıklayan operasyon notu

• Belediye ruhsatı, gıda işletmesi kaydı ve faaliyete göre diğer izinler

• YN ÖKC, banka POS’u, e-belge ve satış yazılımı sözleşmeleri

• Platform, yemek kartı, kurye ve ödeme kuruluşu sözleşmeleri

• Personel özlük, SGK ve bordro belgeleri

3. Restoran POS’u ile YN ÖKC aynı şey değildir

Restoran otomasyonu; masa, adisyon, mutfak, kampanya ve stok akışını yönetebilir. Banka POS’u kart tahsilatını gerçekleştirir. YN ÖKC ise mali belgelendirme düzeninin parçasıdır. Bu üç sistemin birbirinden kopuk çalışması, aynı satışın iki kez kaydedilmesine veya tahsil edilmiş bir satışın mali belgede görünmemesine yol açabilir.

GİB’in YN ÖKC rehberinde özellikle restoran ve lokantalarda kullanılan harici satış programları ile dış banka EFT-POS cihazlarının YN ÖKC’ye bağlantılı, entegre ve uyumlu şekilde kullanılması gerektiği açıklanır. Seyyar EFT-POS kullanılan durumlarda cihaz türü bakımından ayrıca EFT-POS özellikli YN ÖKC kuralları değerlendirilmelidir. Cihaz ve yazılım seçimi yapılırken yetkili servis ve entegrasyon uygunluğu yazılı olarak teyit edilmelidir.

E-fatura ve e-arşiv altyapısı ile geçiş kapsamı işletmeye göre ayrıca değerlendirilmelidir. Süreç planlaması için E-Fatura ve E-Defter Danışmanlığı sayfasına başvurabilirsiniz.

4. Menü, KDV ve fiyat listesi eşleşmesi

Restoran sisteminde ürünler tek bir genel vergi oranıyla açılmamalıdır. Yeme-içme hizmetlerinde uygulanan oran, alkollü içecekler ve niteliği farklı ürünler bakımından ayrı değerlendirme gerekebilir. GİB’in güncel KDV Genel Uygulama Tebliği ile ürün/hizmet sınıflandırması birlikte kontrol edilmeli; menü, YN ÖKC, satış yazılımı ve muhasebe hesapları aynı ürün grubunu göstermelidir.

Ticaret Bakanlığının 30 Ocak 2026 tarihli düzenlemesine göre lokanta, kafe ve benzeri yiyecek-içecek hizmeti sunan işletmeler, tarife ve fiyat listesinde gösterilen bedeller dışında servis, masa veya benzeri isimlerle zorunlu ek ücret talep edemez. Fiyat listelerinin girişte ve hizmet sunulan masalarda bulunması; dijital liste kullanılsa bile tüketicinin talebi hâlinde fiziksel listenin gösterilmesi gerekir. Gönüllü bahşiş ile zorunlu ücret aynı kavram değildir ve tahsilat sistemi bunları ayırmalıdır.

5. Günlük satış muhasebesi nasıl kurulmalı?

Günlük kapanışın amacı yalnız kasadaki parayı saymak değildir. Brüt satış ile satışın belgesi, tahsilat yöntemi ve bankaya geçecek net tutar arasında açıklanabilir bir köprü kurmaktır. Komisyon, kampanya, iade veya taksit maliyeti nedeniyle bankaya yatan tutar brüt satıştan düşük olabilir; bu farkın gelirden düşülmesi yerine niteliğine göre ayrı belge ve hesapla izlenmesi gerekir.

Önerilen günlük kapanış sırası

1. Açık adisyon, iptal ve ikram kayıtlarını sorumlu onayıyla kapatın.

2. Satışları ürün/vergi grubu ve kanal bazında raporlayın.

3. Mali belge toplamını Z raporu ve düzenlenen faturalarla karşılaştırın.

4. Nakit, banka kartı, yemek kartı ve platform tahsilatlarını ayrı mutabakatlayın.

5. İade, iptal, indirim, ikram, bahşiş ve kasa farklarını gerekçesiyle kaydedin.

6. Günlük dosyayı kilitleyin; sonradan yapılan değişiklikleri kullanıcı ve zaman damgasıyla izleyin.

6. Paket servis platformlarında net ödeme gelir değildir

Platformdan banka hesabına geçen hakediş; brüt siparişlerin, iptal ve iadelerin, komisyonun, reklam veya kurye bedellerinin, kampanya katkılarının ve diğer kesintilerin net sonucudur. Muhasebe kaydı yalnız banka tutarından kurulursa hem hasılat hem giderler eksik kalabilir.

Her platform için sipariş numarası, sipariş tarihi, mali belge numarası, brüt ürün bedeli, müşteri indirimi, indirimi finanse eden taraf, iade/iptal, komisyon faturası, diğer kesintiler, beklenen hakediş ve banka ödeme tarihi alanlarını içeren bir mutabakat tablosu tutulmalıdır. Platformun tahsil ettiği siparişin mali belgelendirme sorumluluğu ve entegrasyon akışı sözleşme ile fiili çalışma modeline göre doğrulanmalıdır.

7. Stok ve maliyet kontrolü neden ilk günden başlamalı?

Restoranda alış faturası, reçete, üretim, porsiyon, fire ve dönem sonu sayımı birbiriyle bağlantılıdır. Sadece tedarikçi faturalarını toplamak gerçek gıda maliyetini göstermez. Açılış stokları ile demirbaşlar ayrılmalı; sarf malzemesi, ambalaj, temizlik ürünü ve satışa konu gıda farklı gruplarda izlenmelidir.

• Tedarikçi unvanı ve faturası teslimatla eşleştirilir.

• Menü reçetelerinde ölçü birimleri standartlaştırılır.

• Fire, bozulma, personel yemeği ve ikram ayrı neden kodlarıyla kaydedilir.

• Yüksek değerli ürünlerde günlük veya vardiya bazlı sayım yapılır.

• Aylık sayım sonucu teorik tüketim ve fiili tüketimle karşılaştırılır.

8. İlk çalışan başlamadan SGK ve bordro dosyası

Çalışan istihdam edilecekse SGK işyeri bildirgesi, işverenin sigortalı çalıştırmaya başladığı tarihte en geç verilmesi gereken süreçler arasındadır. İşe giriş bildirimi, çalışma düzeni, ücret, vardiya, fazla çalışma, izin ve özlük belgeleri fiili başlangıçtan önce planlanmalıdır. Yoğun açılış döneminde sonradan belge tamamlama yaklaşımı ücret ve prim hatalarına neden olabilir.

İşyeri tescili ve aylık bordro düzeni için Bordro ve SGK İşlemleri hizmetini inceleyebilirsiniz.

İlk ay muhasebe dosyası kontrol listesi

Sık yapılan hatalar

• Ruhsat uygunluğu görülmeden uzun süreli kira veya ekipman taahhüdüne girmek

• Banka POS slipini satış belgesi sanmak

• Platformun net hakedişini doğrudan ciro kabul etmek

• Satış yazılımı, YN ÖKC ve POS’u bağımsız çalıştırmak

• Menü ve cihazdaki ürün/vergi tanımlarını eşleştirmemek

• Fire, ikram, personel yemeği ve iptalleri tek kalemde toplamak

• İlk personelin başlangıcından sonra SGK dosyasını planlamak

Resmî kaynaklar

• Gelir İdaresi Başkanlığı — Mükelleflerin İşe Başlama ve İşi Bırakma Ödevleri

• Gelir İdaresi Başkanlığı — Yeni Nesil Ödeme Kaydedici Cihazlar Hakkında Rehber

• Gelir İdaresi Başkanlığı — KDV Genel Uygulama Tebliği (2026 güncel metin)

• Tarım ve Orman Bakanlığı — Gıda İşletmesi Kayıt Prosedürü

• Resmî Gazete — İşyeri Açma ve Çalışma Ruhsatlarına İlişkin Yönetmelik

• Ticaret Bakanlığı — Fiyat Etiketi Yönetmeliğinde Değişiklik (30 Ocak 2026)

• Sosyal Güvenlik Kurumu — İşyeri, İşveren ve İşyerinin Bildirimi