Gider Pusulası Nedir, Nasıl Düzenlenir?

Gider pusulası, fatura veya benzeri belge düzenleme yükümlülüğü bulunmayan bir kişiden mal ya da hizmet alan işletmenin düzenlediği vergi belgesidir. Belgeyi satıcı değil, alıcı işletme oluşturur. Doğru kullanıldığında işlemin taraflarını, brüt bedeli, varsa vergi kesintisini ve net ödemeyi kayıt altına alır; yanlış kullanıldığında ise stopaj, KDV, belge düzeni ve gider kabulü bakımından risk doğurabilir.

Gider pusulası nedir?

Vergi Usul Kanunu'nun 234. maddesine göre birinci ve ikinci sınıf tüccarlar, kazancı basit usulde tespit edilenler ve defter tutmak zorunda olan serbest meslek erbabı ile çiftçiler; belge düzenleme mecburiyeti bulunmayan kişilerden aldıkları mal veya hizmetler için gider pusulası düzenler. Gider pusulası, işlem bakımından fatura hükmündedir; ancak faturanın yerine her durumda kullanılabilen serbest bir alternatif değildir.

Temel mantık şudur: Malı satan veya hizmeti sunan kişi vergi mevzuatı uyarınca fatura, e-Arşiv Fatura, serbest meslek makbuzu ya da müstahsil makbuzu düzenlemek zorunda değilse, kayıt yükümlülüğü alıcı işletme tarafından gider pusulasıyla tamamlanabilir. Karşı taraf gerçekte ticari veya mesleki faaliyet yürütüyorsa gider pusulası kullanmak, onun mükellefiyet ve belge düzenleme yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz.

Gider pusulası kimlere ve hangi durumlarda düzenlenir?

Gider pusulasının kullanılabilmesi için önce işlemin gerçek mahiyeti ve karşı tarafın belge düzenleme yükümlülüğü belirlenmelidir. Uygulamada aşağıdaki durumlarla sık karşılaşılır:

• Vergiden muaf esnaf: Gelir Vergisi Kanunu'nun 9. maddesindeki şartları taşıyan kişilerden mal veya hizmet alımları.

• Arızi özel satış: Ticari organizasyonu ve devamlılığı bulunmayan bir gerçek kişiden işletme için ikinci el eşya veya başka bir mal alınması.

• Belge düzenlemek zorunda olmayan kişi: İşlemin niteliğine göre VUK kapsamında belge verme yükümlülüğü bulunmayan kişinin işletmeye mal veya hizmet sunması.

• Mevzuatın ayrıca izin verdiği işlemler: Tüketiciden mal iadesi gibi özel durumlarda ilgili belge ve kayıt düzeni birlikte değerlendirilir.

Bir kişinin yılda bir kez kendi kullanılmış ofis mobilyasını satması ile düzenli olarak mobilya alıp satması aynı değildir. İkinci durumda ticari faaliyetten ve mükellefiyet yükümlülüğünden söz edilebilir. İşletme, gider pusulasını kayıt dışı veya sürekli bir faaliyeti belgelemek için kullanmamalıdır.

Gider pusulası kaç gün içinde düzenlenir?

7338 sayılı Kanun ile değişen Vergi Usul Kanunu'nun 234. maddesi uyarınca gider pusulası, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren azami 7 gün içinde düzenlenmelidir. Bu süre geçtikten sonra düzenlenen gider pusulası vergi uygulamasında hiç düzenlenmemiş sayılır.

Örneğin mal 4 Eylül'de teslim edilmişse belge düzenleme takvimi teslim tarihine göre kurulmalıdır. Ödemenin daha sonra yapılması, 7 günlük belge düzenleme süresini kendiliğinden ileri taşımaz. Ay sonu toplu belge düzenlemek yerine teslim ve hizmet tarihini belge akışına bağlamak daha güvenlidir.

Gider pusulası nasıl düzenlenir?

1. Karşı tarafın statüsünü doğrulayın: Vergi mükellefi olup olmadığını, esnaf muaflığından yararlanıp yararlanmadığını ve işlemin arızi mi devamlı mı olduğunu belgeleyin.

2. Doğru belge türünü seçin: Fatura, e-SMM, müstahsil makbuzu, ücret bordrosu veya gider pusulasından hangisinin işlemle uyumlu olduğunu belirleyin.

3. Taraf bilgilerini eksiksiz yazın: Alıcı işletmenin unvanı, vergi dairesi, VKN/TCKN ve adresiyle malı satan veya işi yapan kişinin adı, TCKN/VKN ve adresini kaydedin.

4. İşlemi somut açıklayın: “Hizmet bedeli” gibi genel bir ifade yerine işin türünü, malın cinsini, miktarını, birim fiyatını ve teslim/hizmet tarihini gösterin.

5. Brüt, kesinti ve net tutarı ayırın: Stopaja tabi işlemde brüt bedeli, oranı, kesinti tutarını ve kişiye ödenecek net tutarı ayrı alanlarda yazın.

6. Süreyi ve şekil şartlarını tamamlayın: Belgeyi 7 gün içinde düzenleyin. Kâğıt nüshalarda tarafların imza ve nüsha düzenini; e-Gider Pusulasında güncel teknik kuralları izleyin.

7. Ödeme ve muhasebe kaydını eşleştirin: Banka dekontu, kasa çıkışı, sözleşme, teslim tutanağı ve stopaj beyanını aynı işlem dosyasında saklayın.

Gider pusulasında bulunması gereken bilgiler

2026 gider pusulası stopaj oranları

Gider pusulası düzenlenmesi, ödemenin otomatik olarak stopaja tabi olduğu veya tek bir oranın uygulanacağı anlamına gelmez. Oran; ödemeyi alan kişinin statüsüne, mal veya hizmetin niteliğine ve Gelir Vergisi Kanunu'ndaki kesinti maddesine göre belirlenir. Vergiden muaf esnafa yapılan ödemelerde GVK 94/13 kapsamında GİB'in 2026 itibarıyla yayımladığı oranlar şöyledir:

Tablodaki oranlar yalnız GVK 94/13 kapsamındaki ödemeler içindir. Fatura düzenlemek zorunda olmayan herhangi bir kişiden ikinci el kişisel eşya alınması, sırf gider pusulası kullanıldığı için otomatik olarak %5 veya %10 stopaj doğurmaz. Arızi serbest meslek işi, telif, kira veya başka bir ödeme türü farklı kesinti maddelerine tabi olabilir.

Stopaj hesaplama örnekleri

Sözleşmede tutarın “net” kararlaştırılması hâlinde brüte iblağ hesabı gerekebilir. Stopaj, kesinti sorumlusu tarafından ilgili dönemin Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesiyle beyan edilir. Oran ve kod seçimi ödeme yapılmadan önce teyit edilmelidir.

Gider pusulasında KDV olur mu?

Gider pusulasında her işlem için uygulanacak genel bir KDV oranı yoktur. Belge düzenlenen kişinin KDV mükellefi olmaması ve işlemin KDV'ye tabi ticari veya mesleki faaliyet kapsamında bulunmaması hâlinde, yalnız gider pusulası düzenlendi diye KDV hesaplanmaz. Buna karşılık işlemde sorumlu sıfatıyla KDV, özel matrah veya başka bir KDV yükümlülüğü varsa ilgili hüküm ayrıca uygulanır.

KDV'ye tabi faaliyeti bulunan bir satıcının fatura düzenlemesi gerekir. Bu işlem gider pusulasına çevrilerek KDV yükümlülüğü ortadan kaldırılamaz. Gider kaydına KDV eklemeden veya indirim konusu yapmadan önce karşı tarafın statüsü ve işlemin mahiyeti kontrol edilmelidir.

Banka dekontu gider pusulası yerine geçer mi?

Değişik VUK 234, belirli şartlarla bankalar, 6493 sayılı Kanun kapsamındaki ödeme kuruluşları ve PTT aracılığıyla yapılan ödemelere ait belgelerin gider pusulası yerine geçebilmesine imkân tanır. Ayrıca maddede belirtilen bazı kamu kurum ve kuruluşlarının düzenlediği belgeler için de özel düzenleme bulunur.

Bu hüküm “her EFT dekontu tek başına yeterlidir” şeklinde uygulanmamalıdır. Ödeme belgesinin tarafları, işlemin mahiyetini, tarihi ve tutarı açıkça ilişkilendirmesi; varsa stopaj ve diğer vergi kayıtlarının ayrıca tamamlanması gerekir. Havale açıklaması boş olan bir dekont, yapılan işin veya alınan malın ne olduğunu ispatlamayabilir.

İşlem dosyasında sözleşme, teslim tutanağı, kimlik/vergi statüsü kontrolü ve ödeme belgesini birlikte saklamak güvenli yaklaşımdır. Belge ve ödeme akışının düzenli kurulması için muhasebe ve defter tutma hizmeti kapsamındaki süreçleri inceleyebilirsiniz.

e-Gider Pusulası nedir, kimler kullanabilir?

e-Gider Pusulası, kâğıt gider pusulasıyla aynı hukuki niteliğe sahip elektronik belgedir. 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği uyarınca genel kural olarak isteğe bağlıdır. Gönüllü geçişte mükellefin e-Fatura uygulamasına dahil olması, gerekli teknik hazırlığı tamamlaması ve Tebliğdeki başvuru yöntemini izlemesi gerekir.

e-Gider Pusulası için herkese uygulanan genel bir ciro eşiği yoktur. GİB, sektör veya hasılatla sınırlı olmaksızın risk ya da uyum düzeyini dikkate alarak yazılı bildirimle mükellefi uygulamaya dahil edebilir; Tebliğe göre bu durumda en az üç aylık hazırlık süresi verilir.

Elektronik belge mali mühür veya elektronik imzayla onaylanır. 509 Sıra No.lu Tebliğdeki teslim, kâğıt nüsha ve imza kuralları ile GİB'in güncel teknik kılavuzu birlikte izlenmelidir. Teknik paketler değişebildiğinden, entegrasyon veya özel entegratör ayarları için GİB e-Belge portalındaki güncel duyuru ve paketleri esas alın.

Gider pusulası muhasebe kaydı nasıl yapılır?

Muhasebe hesabı, alınan mal veya hizmetin niteliğine göre seçilir. Ticari mal alımında brüt tutar 153 Ticari Mallar hesabına; hizmet alımında ilgili 7/A veya 7/B gider hesabına kaydedilebilir. Kesilen gelir vergisi stopajı 360 Ödenecek Vergi ve Fonlar hesabında, net ödeme ise 100 Kasa veya 102 Bankalar hesabında izlenir.

Bu kayıt yalnız örnektir. Giderin maliyet unsuru olup olmadığı, hesap planı seçimi, KDV sorumluluğu ve ödeme şekli gerçek işleme göre değişir. Belge kaydıyla beyanname kodunun aynı nitelikte olması için mali müşavirlik kontrolü alınması uygundur.

Gider pusulasında sık yapılan hatalar

• Fatura veya e-SMM düzenlemek zorunda olan kişiye gider pusulası düzenlemek.

• 7 günlük süreyi ödeme tarihinden başlatmak veya ay sonunda toplu belge kesmek.

• TCKN/VKN, adres, işlem açıklaması, miktar veya imza gibi zorunlu alanları eksik bırakmak.

• Brüt bedel ile net ödemeyi karıştırmak ve stopajı yanlış matrahtan hesaplamak.

• Her gider pusulasına otomatik olarak %10 stopaj uygulamak.

• Banka dekontunu, işlem açıklaması ve vergi kayıtları olmadan her durumda yeterli saymak.

• Müstahsil makbuzu veya serbest meslek makbuzu gereken işlemi gider pusulasına çevirmek.

• KDV'yi belgenin adına bakarak otomatik hesaplamak ya da indirim konusu yapmak.

• Düzenli ticari veya mesleki faaliyeti “arızi işlem” gibi göstererek mükellefiyeti göz ardı etmek.

2026 için pratik kontrol listesi

• ☐ Karşı tarafın belge düzenleme ve vergi mükellefiyeti durumu doğrulandı mı?

• ☐ İşlem için gider pusulası doğru belge mi?

• ☐ Teslim veya hizmet tarihinden itibaren 7 günlük süre dolmadı mı?

• ☐ Tarafların ad/unvan, adres, TCKN/VKN bilgileri eksiksiz mi?

• ☐ Mal veya hizmet somut biçimde tanımlandı mı?

• ☐ Brüt bedel, stopaj oranı/tutarı ve net ödeme ayrı gösterildi mi?

• ☐ Uygulanacak kesinti maddesi ve beyan kodu kontrol edildi mi?

• ☐ Kâğıt veya elektronik belgenin güncel şekil ve imza şartları tamam mı?

• ☐ Ödeme belgesi, sözleşme ve teslim kanıtı işlem dosyasında mı?

• ☐ Muhasebe kaydı ile Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesi birbiriyle uyumlu mu?

Resmî kaynaklar

• GİB — 213 sayılı Vergi Usul Kanunu — gider pusulası, belge düzenleme süresi ve muhafaza esasları.

• Resmî Gazete — 7338 sayılı Kanun — VUK 234'teki 7 günlük süre ve gider pusulası yerine geçen belgeler.

• GİB — 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği — e-Gider Pusulası kapsamı, bilgiler ve uygulama esasları.

• GİB — GVK 94'te yer alan kesinti oranları — vergiden muaf esnafa yapılan ödemelerde güncel stopaj oranları.

• GİB — Esnaf Muaflığı — muafiyet şartlarına ilişkin resmî açıklamalar.