Barkod Numarası Nedir? Nasıl Alınır ve Oluşturulur?

Barkod numarası, bir ürünün ticaret ve tedarik zinciri içinde benzersiz biçimde tanımlanmasını sağlayan sayısal kimliktir. Perakende ürünlerde bu kimlik çoğunlukla GTIN-13 formatında kullanılır ve ambalaj üzerine EAN-13 barkod sembolü olarak basılır. Barkodun çizgileri veriyi makinenin okuyabileceği biçimde taşırken çizgilerin altındaki numara ürünü tanımlar.

Türkiye’de uluslararası geçerliliğe sahip ürün barkod numarası almak isteyen işletmeler, GS1 Türkiye sistemine üyelik başvurusu yapar. Başvurusu kabul edilen işletmeye ürün numaralarının temelini oluşturan bir GS1 Firma Öneki tahsis edilir. İşletme bu önekten hareketle her ürün ve gerekli ambalaj seviyesi için ayrı GTIN oluşturur.

Barkod numarası nedir?

Barkod numarası; ürünün adı, markası, çeşidi ve ambalaj seviyesiyle ilişkilendirilen benzersiz tanımlayıcıdır. GS1 sisteminde ticari ürünleri tanımlamak için kullanılan numara Global Trade Item Number, kısaca GTIN olarak adlandırılır.

Barkod okutulduğunda ürünün fiyatı doğrudan çizgilerin içinden çıkmaz. Okuyucu barkod numarasını algılar; kasa, depo veya e-ticaret sistemi de bu numaraya bağlı ürün kartındaki ad, fiyat, KDV, stok ve benzeri bilgileri getirir.

Barkod ile GTIN aynı şey midir?

Günlük dilde aynı anlamda kullanılsa da teknik olarak farklıdır. GTIN, ürüne verilen numaradır. Barkod ise bu numarayı taranabilir şekilde taşıyan veri taşıyıcısıdır.

Aynı GTIN, kullanım ortamına göre uygun farklı semboller içinde gösterilebilir. Ancak perakende satış noktasında kullanılacak sembolün kasa sistemleri ve GS1 standartlarıyla uyumlu olması gerekir. İnternet üzerinden rastgele oluşturulan bir barkod görselinin taranabilmesi, numaranın işletmeye ait ve küresel olarak benzersiz olduğunu kanıtlamaz.

Barkod numarası nereden alınır?

Türkiye’de uluslararası GS1 sistemine uygun barkod numarası almak için GS1 Türkiye sistem üyeliğine başvurulur. GS1 Türkiye, başvurusu kabul edilen işletmeye ihtiyacı olan numara kapasitesine uygun bir GS1 Firma Öneki verir.

İşletmenin kaç farklı ürün, varyant ve ambalaj seviyesi için numara kullanacağı, firma önekinin uzunluğunun seçiminde önemlidir. Önek uzadıkça ürüne ayrılabilecek referans alanı kısalır ve üretilebilecek GTIN sayısı azalır.

Kapasite hesabı yalnızca bugünkü ürün sayısına göre yapılmamalıdır. Renk, beden, hacim, aroma, paket adedi ve üst ambalaj seviyeleri de ayrı numara gerektirebileceğinden yakın dönemde piyasaya çıkarılacak ürünler hesaba katılmalıdır.

Barkod numarası nasıl alınır?

1. Barkod ihtiyacını ve ürün sayısını belirleyin

Öncelikle açık perakende ve tedarik zincirinde kaç ayrı ticari ürünün tanımlanacağı hesaplanmalıdır. Aynı modelin renk ve beden seçenekleri, farklı gramajlar, çoklu paketler ve koli seviyeleri ayrı değerlendirilir.

Örneğin bir tişörtün üç bedeni ve dört rengi ayrı ayrı satılıyorsa tek ürün adı altında görünseler bile 12 farklı ticari ürün söz konusudur. Her renk-beden kombinasyonu için ayrı GTIN gerekir.

2. GS1 Türkiye sistem üyeliğine başvurun

Başvuru GS1 Türkiye’nin çevrim içi üyelik sistemi üzerinden yapılır. İşletmenin hukuki statüsü, oda veya ilgili kuruluş kaydı, faaliyet bilgileri, yetkili kişi ve iletişim bilgileri sisteme girilir.

Başvuru sırasında istenebilecek belgeler işletmenin türüne göre değişebilir. Genel olarak aşağıdaki belge ve bilgiler gündeme gelir:

• Çevrim içi başvuru bilgileri,
• GS1 sistem üyelik taahhütnamesi,
• Güncel faaliyet veya meslek kuruluşu kayıt belgesi,
• Şirket veya işletme yetkilisine ait bilgiler,
• İşletmenin durumuna göre gelir tablosu, ticaret sicili veya destekleyici mali bilgiler,
• Başvuru bedelinin ödendiğini gösteren kayıt.

Belge listesi ve sunum yöntemi zaman içinde değişebildiğinden başvuru tarihinde GS1 Türkiye’nin çevrim içi sistemindeki güncel liste esas alınmalıdır.

3. Uygun firma öneki kapasitesini seçin

Ürün, varyant ve ambalaj seviyesi sayısı hesaplanarak uygun firma öneki seçilir. Yetersiz kapasiteyle başlamak ileride yeni önek ihtiyacı doğurabilir; gereğinden yüksek kapasite seçmek ise başvuru ve kullanım maliyetini artırabilir.

GS1 Türkiye, önek basamak sayısının hatalı seçildiği durumlarda tahsis tarihinden itibaren çok kısa bir düzeltme süresi öngörebildiğinden başvuru öncesindeki ürün sayımı dikkatli yapılmalıdır.

4. GS1 Firma Önekini alın

Başvuru ve ödeme kontrolü tamamlandığında işletmeye özel GS1 Firma Öneki tahsis edilir. Bu önek başka bir işletmenin ürünlerini numaralandırmak amacıyla rastgele kullanılmamalıdır.

Firma öneki doğrudan ürün barkodu değildir. İşletme, bu öneke her ticari ürün için ayrı bir ürün referansı eklemeli ve kontrol basamağını hesaplamalıdır.

5. Her ürün için GTIN oluşturun

GTIN-13 numarası üç temel bölümden oluşur:

Ürün referansı işletme tarafından belirlenir. Kontrol basamağı ise ilk 12 rakam üzerinden GS1 algoritmasıyla hesaplanır. Kontrol basamağı için tahminde bulunmak veya birbirini takip eden rastgele rakamlar kullanmak yerine GS1 Türkiye’nin resmî hesaplama aracı kullanılmalıdır.

6. Ürün bilgilerini GTIN ile eşleştirin

Oluşturulan GTIN; marka, ürün adı, varyant, net miktar, paketleme seviyesi ve diğer temel ürün bilgileriyle eşleştirilmelidir. Aynı numaranın birbirinden farklı iki aktif üründe kullanılması kasa, stok, sipariş ve iade hatalarına neden olur.

7. Barkod sembolünü oluşturun

GTIN hazırlandıktan sonra numara uygun barkod yazılımıyla EAN-13 veya kullanılacak kanala uygun başka bir sembole dönüştürülür. Bu aşama numara tahsisinden farklıdır: yazılım numarayı görselleştirir, yeni bir ürün kimliği vermez.

8. Baskı ve okutma testlerini yapın

Barkod ambalaja basılmadan önce gerçek baskı örneği üzerinde test edilmelidir. Ekranda okunabilen tasarımın kıvrımlı, parlak, şeffaf veya küçük bir ambalaj üzerinde sorunsuz çalışacağı garanti değildir.

Barkod numarası nasıl oluşturulur?

İşletmeye GS1 Firma Öneki verildikten sonra GTIN oluşturma yetkisi ve sorumluluğu işletmeye aittir. Ürün numarası verirken düzenli ve tekrar kullanımı engelleyen bir kayıt sistemi kurulmalıdır.

1. Firma öneki değişmeden kullanılır.
2. Her farklı ticari ürüne benzersiz ürün referansı atanır.
3. İlk 12 rakam üzerinden kontrol basamağı hesaplanır.
4. Ortaya çıkan 13 basamaklı GTIN ürün kartına kaydedilir.
5. GTIN, EAN-13 barkod sembolüne dönüştürülür.
6. Ambalaj baskısı ve okutma testi tamamlanır.

Ürün referansına kategori, fiyat veya KDV oranı gibi anlamlar yüklemek zorunlu değildir. Barkod numarası bir veri tabanı anahtarıdır; ayrıntılı ürün bilgileri barkodun rakamlarından değil, bağlı olduğu ürün kartından okunur.

Ücretsiz barkod oluşturma programları kullanılabilir mi?

Bu programlar, işletmenin zaten kullanma hakkına sahip olduğu numarayı barkod görseline dönüştürmek için kullanılabilir. Ancak ücretsiz bir araçta 13 rakam yazıp EAN-13 görseli indirmek, o numarayı işletme adına tescil veya tahsis ettirmez.

GTIN-13, EAN-13 ve diğer barkod türleri

Kullanılacak sembol; ürünün satılacağı ülke, sektör, ambalaj alanı, pazaryeri ve ticaret ortağının teknik koşullarına göre belirlenmelidir. Sağlık, ilaç, tıbbi cihaz ve izlenebilirliği düzenlenen sektörlerde genel perakende barkoduna ek yükümlülükler bulunabilir.

Her ürün çeşidi için ayrı barkod gerekir mi?

Tüketicinin veya ticaret ortağının birbirinden ayrı seçmesi, sipariş vermesi, fiyatlandırması ya da stokta izlemesi gereken her ticari ürün için ayrı GTIN kullanılır.

• Farklı bedenler,
• Farklı renkler,
• Farklı aroma veya kokular,
• Farklı gramaj ve hacimler,
• Tekli ve çoklu paketler,
• Farklı paket içi ürün adetleri,
• Perakende ürün ile koli veya üst ambalaj seviyesi,
• Tüketiciye sunulan yeni ürün veya modeller

genel olarak ayrı tanımlanır.

Örnek varyant hesabı

Bir kozmetik ürününün üç rengi, iki farklı hacmi ve tekli-ikili paket seçenekleri bulunuyorsa olası temel varyant sayısı:

Koli ve diğer üst ambalajlar bu hesabın dışında ayrıca numaralandırılabilir.

Hangi ürün değişikliklerinde yeni barkod gerekir?

Yeni bir ürün piyasaya çıkarıldığında yeni GTIN atanır. Mevcut üründe tüketicinin veya ticaret ortağının ürünü farklı görmesine yol açan önemli değişiklikler de yeni numara gerektirebilir.

• Beyan edilen net miktarın veya paket içi adedin değişmesi,
• Yeni beden, renk, aroma veya model oluşturulması,
• Ürünün temel formülasyonu ya da işlevinin değişmesi,
• Birlikte satılan ürün grubunun içeriğinin değiştirilmesi,
• Ambalaj seviyesinde yeni koli veya paket oluşturulması,
• Ürünün sipariş ve faturalamada ayrı tanımlanmasını gerektiren önemli değişiklikler.

Yalnızca satış fiyatının değişmesi veya ambalaj üzerinde küçük bir grafik düzenleme yapılması her durumda yeni GTIN gerektirmez. Karar verilirken güncel GS1 GTIN Yönetim Standardı ve satış kanalının özel kuralları birlikte incelenmelidir.

Eski barkod başka üründe kullanılabilir mi?

Kullanımdan kaldırılan bir ürünün GTIN’i, kural olarak yeni ve farklı bir ürüne hemen aktarılmamalıdır. Eski numaranın yeniden kullanılması; geçmiş satış, garanti, iade, ürün güvenliği, stok ve pazaryeri kayıtlarının yeni ürünle karışmasına neden olabilir.

GTIN kayıtları ürün satıştan kalktıktan sonra da saklanmalı; numaranın hangi marka, ürün ve varyanta verildiği değiştirilemez bir geçmişle izlenmelidir.

868 ve 869 ile başlayan barkodlar yerli üretim mi?

Hayır. Barkodun 868 veya 869 ile başlaması, ilgili GS1 Firma Önekinin GS1 Türkiye tarafından tahsis edildiğini gösterir; ürünün mutlaka Türkiye’de üretildiğini kanıtlamaz.

Türkiye’deki bir ithalatçı, GS1 Türkiye’den aldığı firma önekiyle ithal ettiği kendi markalı ürünü numaralandırabilir. Benzer şekilde Türkiye’de üretilen bir ürün, marka sahibinin başka bir ülkedeki GS1 kuruluşundan aldığı önekle başlayabilir.

Barkod almak zorunlu mudur?

Her işletmenin sattığı her ürün için genel ve koşulsuz bir GS1 barkodu alma zorunluluğu bulunduğu söylenemez. Yalnızca kendi mağazasında kapalı stok sistemi kullanan küçük bir işletme, ürünlerini dahili SKU veya Code 128 kodlarıyla takip edebilir.

Bununla birlikte aşağıdaki satış modellerinde GS1 uyumlu barkod fiilen veya sözleşme gereği gerekli olabilir:

• Zincir market ve organize perakende satışları,
• Distribütör ve toptancı kanalları,
• Ulusal veya uluslararası pazaryerleri,
• İhracat ve küresel tedarik zincirleri,
• Depo, lojistik ve otomatik sipariş sistemleri,
• Sektörel ürün takip sistemleri.

Pazaryerleri bazı ürün veya kategorilerde GTIN muafiyeti tanıyabilir. Bu muafiyet, ürüne tahsis edilmiş geçerli bir barkod numarasıyla aynı şey değildir ve diğer satış kanallarını bağlamaz.

Barkod numarası marka tescili sağlar mı?

Hayır. GS1 Firma Öneki ve GTIN tahsisi, marka tescili, patent, tasarım tescili, üretim izni veya işletme ruhsatı yerine geçmez. Barkod ürünün tedarik zincirindeki kimliğini oluşturur; fikrî mülkiyet ve sektörel izinler ayrı süreçlerdir.

Başka bir işletmenin markasıyla satış yapılacaksa barkodun kim tarafından tahsis edileceği marka sahibi, üretici ve dağıtıcı arasındaki sözleşmeye göre belirlenmelidir. Özel markalı ürünlerde GTIN sorumluluğu çoğunlukla ürünün marka sahibindedir.

Barkod alma ücreti ne kadardır?

GS1 barkod başvurusunun bütün işletmeler için geçerli tek bir sabit ücreti yoktur. Toplam maliyet; talep edilen firma öneki kapasitesi, işletme bilgileri, başvuru kapsamı ve yürürlükteki GS1 Türkiye tarifesine göre değişebilir.

Başlangıçta üyelik veya sisteme giriş bedeli, devam eden dönemlerde ise firma önekinin kullanımına ilişkin sistem kullanım bedeli gündeme gelebilir. Noter veya belge temin giderleri de toplam başvuru maliyetine eklenebilir.

Ücretler güncellenebildiği için internet üzerindeki eski fiyat tablolarına göre ödeme yapılmamalıdır. Kesin tutar, başvuru tarihinde GS1 Türkiye çevrim içi üyelik sistemindeki Üyelik Başvuru/Kullanım Bedeli Ödemeleri bölümünden kontrol edilmelidir.

Barkod, stok ve muhasebe sistemi nasıl eşleştirilir?

GTIN, stok kartındaki benzersiz tanımlayıcılardan biri olarak kullanılabilir. Ancak barkodun alınması ürünün otomatik olarak muhasebe kayıtlarına, e-Faturaya veya pazaryerine aktarıldığı anlamına gelmez.

Her ürün kartında aşağıdaki bilgilerin tutarlı biçimde tutulması yararlı olur:

• GTIN ve işletme içi SKU,
• Ürün ve varyant adı,
• Marka, model, renk, beden veya hacim,
• Alış ve satış birimi,
• KDV oranı ve muhasebe hesap bağlantısı,
• Stok miktarı ve depo bilgisi,
• Koli içi adet ve üst ambalaj barkodu,
• Pazaryeri ürün kodları,
• Varsa seri, lot ve son kullanma tarihi.

Barkodlu stok çıkışının satış faturası ve sevkiyat belgesiyle eşleştirilmesi, faturasız satış veya kayıt dışı stok farkı riskini azaltır. Mal hareketlerinin belgelendirilmesi için İrsaliye Nedir? rehberini inceleyebilirsiniz.

Barkod numarası fatura üzerinde bulunmak zorunda mı?

Barkod numarası ile Vergi Usul Kanunu kapsamındaki fatura bilgileri farklı konulardır. GTIN ürün ve stok tanımlamasında kullanılabilir; ancak barkod, faturanın yerine geçmez ve faturanın zorunlu bilgilerinin eksik bırakılmasına izin vermez.

Muhasebe veya e-ticaret yazılımı barkod okutulduğunda ürün adı, miktar, birim fiyat ve KDV bilgilerini faturaya aktarabilir. Buna rağmen faturanın doğruluğu, ürün kartlarının güncel tutulmasına ve belge kontrolüne bağlıdır.

E-ticarette barkod kullanırken dikkat edilmesi gerekenler

• Pazaryerindeki ürünle ambalaj üzerindeki GTIN aynı olmalıdır.
• Başka satıcıya veya farklı ürüne ait barkod kopyalanmamalıdır.
• Her beden, renk ve paket seçeneği doğru varyanta bağlanmalıdır.
• GTIN muafiyeti yalnızca pazaryerinin belirlediği ürün ve hesap için kullanılmalıdır.
• Ürün adı, marka ve net miktar bilgileri GS1 ve satış kanallarında tutarlı olmalıdır.
• İade edilen ürün barkoduyla sipariş kaydı karşılaştırılmalıdır.
• Paket veya koli barkodu tekil ürün barkoduyla karıştırılmamalıdır.
• Stok, fatura ve pazaryeri entegrasyonlarında aynı SKU-GTIN eşleştirmesi kullanılmalıdır.

Online satışların fatura, stok, komisyon ve pazaryeri mutabakatı için E-Ticaret Muhasebesi hizmetinden yararlanabilirsiniz.

Barkod alırken sık yapılan hatalar

• Ücretsiz barkod görseli üretmeyi resmî numara tahsisi sanmak,
• Ürün varyantlarını saymadan yetersiz firma öneki kapasitesi seçmek,
• Aynı GTIN’i farklı renk, beden veya gramajlarda kullanmak,
• Başka işletmeye tahsis edilmiş barkod numarasını kopyalamak,
• Koli barkoduyla perakende ürün barkodunu karıştırmak,
• Kontrol basamağını hatalı hesaplamak,
• Kullanımdan kaldırılan GTIN’i farklı ürüne aktarmak,
• 868 veya 869 önekini yerli üretim belgesi kabul etmek,
• Fiziksel baskı testi yapmadan ambalajları toplu bastırmak,
• GS1 kayıtlarıyla stok ve pazaryeri ürün bilgilerini eşleştirmemek,
• Barkod tahsisini marka tescili veya üretim izni sanmak.

Barkod ve e-ticaret süreçlerinde mali müşavir desteği

Barkod başvurusu teknik olarak ürün tanımlama sürecidir; ancak ürün sayısı, stok yapısı, satış kanalları, faturalama, KDV ve maliyet kayıtlarıyla birlikte planlanması gerekir.

E-Ticaret Muhasebesi kapsamında ürün kartları, pazaryeri satışları, faturalar, iadeler ve komisyon kayıtları düzenli hale getirilebilir. Daha kapsamlı stok ve yasal defter süreçleri için Muhasebe Hizmeti ve Defter Tutma desteğinden yararlanabilirsiniz.

GS1 başvuru belgeleri, ücretler, ürün kapasitesi ve sektörel tanımlama kuralları işletmeye göre değişebilir. Başvuru öncesinde güncel GS1 Türkiye koşulları ile işletmenin muhasebe ve satış altyapısı birlikte incelenmelidir.