İrsaliye Nedir? Sevk İrsaliyesi Ne Zaman ve Nasıl Düzenlenir?

İrsaliye, ticari malın bir yerden başka bir yere taşınmasını belgeleyen evraktır. Uygulamada “irsaliye” denildiğinde çoğunlukla sevk irsaliyesi anlaşılır. Belge; sevk edilen malın türünü ve miktarını, göndereni, alıcıyı, sevk tarihini ve teslim adresini gösterir.

Sevk irsaliyesi satış bedelini veya hesaplanan vergiyi belgelemez; bu işlev faturaya aittir. Bu nedenle irsaliye ile fatura aynı belge değildir. Ticari malın fiilî hareketi başlamadan önce irsaliye düzenlenmeli ve mevzuata uygun şekilde malın yanında bulundurulmalıdır.

İrsaliye nedir?

İrsaliye, mal hareketini kayıt altına alan ticari belgedir. Sevkiyat sırasında yapılabilecek kontrollerde, araçta bulunan ürünlerin hangi işletmeye ait olduğunu ve hangi amaçla taşındığını açıklamaya yardımcı olur.

Vergi Usul Kanunu’nun 230’uncu maddesinde, ticari malın taşınması veya taşıttırılması sırasında sevk irsaliyesi düzenlenmesi ve taşıtta bulundurulması esası yer almaktadır. Belge yalnızca müşteriye yapılan satışlarda değil, işletmeye ait ticari malın farklı adresler arasında taşındığı başka durumlarda da gerekebilir.

Sevk irsaliyesi nedir?

Sevk irsaliyesi, satılmış veya başka bir amaçla taşınan ticari malın fiilî sevkini belgeleyen irsaliye türüdür. Belgenin temel işlevi şu soruların cevaplarını göstermektir:

• Malı kim gönderiyor?
• Mal kime veya hangi işletme adresine gidiyor?
• Hangi ürünlerden ne kadar taşınıyor?
• Fiilî sevkiyat hangi tarih ve saatte başladı?
• Taşımanın satış, iade, numune, tamir veya depo aktarımı gibi hangi amaçla yapıldığı nedir?

Sevk irsaliyesi stok ve teslimat takibinde de önemlidir. Faturada görünen satışla depodan çıkan mal arasında bağlantı kurulmasını, şubeler arası hareketlerin izlenmesini ve müşteri teslimatlarının kontrol edilmesini sağlar.

Sevk irsaliyesi ne zaman düzenlenir?

Belge, malın fiilî sevki başlamadan önce düzenlenmelidir. Araç yola çıktıktan veya ürün teslim edildikten sonra geriye dönük irsaliye hazırlanması, belgenin sevkiyatı zamanında tevsik etme işleviyle bağdaşmaz.

Sevk irsaliyesini kim düzenler?

Belgeyi düzenleyecek taraf, malı kimin sevk ettiğine göre belirlenir:

• Satıcı malı taşıyor veya taşıtıyorsa: Sevk irsaliyesini satıcı düzenler.
• Alıcı malı satıcının işyerinden teslim alarak taşıyor veya taşıtıyorsa: İrsaliyeyi alıcı düzenler.
• Mal kargo veya nakliye şirketine teslim ediliyorsa: Malı sevk eden taraf sevk irsaliyesini düzenler. Taşıma işletmesinin kendi hizmeti için düzenlediği taşıma belgesi, sevk irsaliyesinin yerine otomatik olarak geçmez.
• İşletmenin kendi şube veya depoları arasında mal taşınıyorsa: Malı gönderen işletme birimi adına sevk irsaliyesi hazırlanır.
• Mal iade ediliyorsa: Malı geri gönderen vergi mükellefi, iade hareketini gösteren irsaliyeyi düzenler.

Ürünün doğrudan tedarikçiden nihai müşteriye gönderildiği üç taraflı teslimatlar gibi durumlarda satıcı, tedarikçi ve teslim alan arasındaki belge düzeni ayrıca belirlenmelidir. Belgedeki gönderen, alıcı ve teslim adresi bilgileri fiilî hareketle uyumlu olmalıdır.

Sevk irsaliyesi nasıl düzenlenir?

1. Sevkiyatın taraflarını belirleyin: Malı gönderen, fatura alıcısı ve fiilî teslim adresi birbirinden farklıysa her bilgiyi doğru alana yazın.
2. Belge tarihini ve seri-sıra numarasını oluşturun: Matbu veya elektronik sistemde belge bütünlüğünü sağlayan numaralandırmayı kullanın.
3. Fiilî sevk tarih ve saatini girin: Belgenin düzenlenme tarihiyle aracın hareket tarihi farklı olabilir. Gerçek sevk bilgisi ayrıca gösterilmelidir.
4. Mal bilgilerini yazın: Ürün cinsi, açıklaması, miktarı ve ölçü birimi stok kayıtlarıyla uyumlu olmalıdır.
5. Sevk amacını açıklayın: Satış dışındaki numune, iade, tamir, fason işlem veya depo transferi gibi durumları belirtin.
6. Teslim ve taşıma bilgilerini kontrol edin: Teslim adresini ve gerekli olduğu ölçüde taşıyıcı ile araç bilgilerini ekleyin.
7. Belgeyi sevkten önce tamamlayın: Matbu nüshaları veya e-İrsaliye çıktısını ya da elektronik gösterim imkânını mevzuata uygun biçimde malın yanında bulundurun.
8. Muhasebe ve stok sistemiyle eşleştirin: İrsaliyeyi ilgili sipariş, fatura, stok çıkışı veya transfer kaydıyla ilişkilendirin.

Sevk irsaliyesinde bulunması gereken bilgiler

İşlemin niteliğine göre ek bilgiler gerekebilmekle birlikte bir sevk irsaliyesinde başlıca şu unsurlar bulunur:

• Belgenin düzenlenme tarihi, seri ve sıra numarası,
• Gönderenin adı veya ticaret unvanı, adresi, vergi dairesi ve vergi kimlik numarası,
• Alıcının adı veya ticaret unvanı, adresi ve vergi bilgileri,
• Malın teslim edileceği adres,
• Sevk edilen malların cinsi, miktarı ve ölçü birimi,
• Fiilî sevk tarihi ve saati,
• Taşımanın amacı ve varsa ilgili sipariş, fatura veya iade belgesi bilgisi,
• İşleme göre taşıyıcı veya araç bilgileri,
• Matbu belgelerde gerekli imza ve nüsha bilgileri.

Matbu sevk irsaliyesi en az üç nüsha olarak düzenlenir ve mevzuata uygun nüshaları taşıtta bulundurulur. Elektronik uygulamada ise belgenin GİB sistemine iletilmesi ve taşıma sırasında elektronik ya da kâğıt gösteriminin sağlanması gerekir.

Fatura, sevk irsaliyesi ve taşıma irsaliyesi arasındaki fark

Nakliye şirketinin taşıma irsaliyesi düzenlemesi, mal sahibinin veya sevki gerçekleştiren tarafın sevk irsaliyesi yükümlülüğünü kendiliğinden ortadan kaldırmaz. İki belge farklı işlemleri tevsik eder.

Fatura irsaliye yerine geçer mi?

Bir faturanın irsaliye yerine kullanılması otomatik değildir. Bunun için faturanın malın sevkinden önce düzenlenmesi, üzerinde açık biçimde “İrsaliye yerine geçer” ifadesinin bulunması, fiilî sevk tarih ve saatini içermesi ve taşıma sırasında mevzuata uygun şekilde ibraz edilebilmesi gerekir.

E-Fatura veya e-Arşiv Fatura kullanılıyorsa elektronik belgeye ilişkin güncel GİB kuralları da dikkate alınmalıdır. E-İrsaliye düzenleme zorunluluğu bulunan mükelleflerin, yalnızca fatura çıktısına dayanarak sevk yapmadan önce işlemin GİB’in e-İrsaliye kılavuzundaki istisnalardan birine girip girmediğini kontrol etmesi gerekir.

E-İrsaliye nedir?

E-İrsaliye, kâğıt sevk irsaliyesiyle aynı hukuki işlevi taşıyan elektronik belgedir. Belge elektronik ortamda oluşturulur, GİB sistemine iletilir ve alıcısına elektronik olarak ulaştırılır.

E-İrsaliye bir fatura değildir. Belgenin elektronik olması, satışın ayrıca e-Fatura veya e-Arşiv Fatura ile belgelenmesi gereğini ortadan kaldırmaz.

E-İrsaliye ne zaman oluşturulmalıdır?

E-İrsaliye, fiilî sevkiyat başlamadan önce düzenlenerek GİB sistemine iletilmelidir. Özel entegratör kullanan işletmelerde belgenin sevkten önce entegratöre aktarılması ve entegratör tarafından GİB’e gecikmeksizin iletilmesi gerekir.

Sevkiyat sırasında e-İrsaliyenin kâğıt çıktısı, üzerinde karekod veya barkod bulunan uygun bir gösterimi ya da GİB kurallarının izin verdiği elektronik ibraz yöntemi kullanılabilir.

Alıcı e-İrsaliye kullanıcısı değilse ne olur?

E-İrsaliye kapsamındaki bir gönderici, alıcının sisteme kayıtlı olmadığı işlemlerde de belgesini GİB kılavuzundaki yönteme göre elektronik olarak düzenleyebilir. Belgenin alıcıya ulaştırılması ve taşıma sırasında ibrazı için kılavuzda öngörülen kâğıt veya elektronik gösterim koşulları yerine getirilmelidir.

E-İrsaliye yanıtı nedir?

Alıcı, malın fiilî sevk tarihinden itibaren yedi gün içinde e-İrsaliye yanıtıyla malların tamamını kabul edebilir veya teslim alınmayan miktarlar için kısmi kabul ya da ret bildirebilir. Süre geçtikten sonra sistem üzerinden irsaliye yanıtı verilmez.

İrsaliye yanıtı fatura itirazı değildir. Teslim edilen malın miktarıyla faturadaki tutar veya ürün bilgilerinin uyuşmaması halinde fatura ve muhasebe kayıtları ayrıca kontrol edilmelidir.

E-İrsaliye iptal edilebilir mi?

E-İrsaliyede, faturadaki gibi her durumda kullanılabilen basit bir iptal işlemi bulunmaz. Hata mal henüz yola çıkmadan fark edilirse belgenin durumu, alıcının kayıtlı olup olmadığı ve kullanılan entegrasyon yöntemi dikkate alınarak ret veya yeni belge yöntemi değerlendirilebilir.

Fiilî sevk başladıktan sonra yanlış ürün veya miktar fark edilirse gerçek mal hareketi yok sayılmamalıdır. İade, eksik teslim, yeni sevk veya düzeltme belgelerinin hangisinin kullanılacağı somut işleme göre belirlenmelidir.

Kargo fişi sevk irsaliyesi yerine geçer mi?

Kargo etiketi, kargo kabul fişi veya taşıma takip numarası tek başına sevk irsaliyesi değildir. Bu belgeler taşıma hizmetini veya kargonun teslim alındığını gösterebilir; ancak ticari mal hareketinin Vergi Usul Kanunu bakımından belgelenmesi için gerekli sevk irsaliyesi düzeni ayrıca kurulmalıdır.

E-ticaret siparişlerinde fatura, irsaliye, kargo etiketi ve stok çıkışının aynı sipariş numarası üzerinden eşleştirilmesi; eksik belge ve yanlış ürün gönderimi riskini azaltır.

İade, numune ve tamir gönderimlerinde irsaliye

Satış iadesi

Vergi mükellefi alıcı, ürünü satıcıya geri gönderirken iade hareketini gösteren sevk irsaliyesi düzenler. Belgede ilk satış faturası veya ilgili belge bilgilerine ve “iade” açıklamasına yer verilmesi kayıtların eşleştirilmesini kolaylaştırır.

Numune ve teşhir ürünleri

Ürün bedelsiz gönderilse bile ticari mal fiilen taşındığından irsaliye düzenlenir. Belgede “bedelsiz numune”, “teşhir amaçlı” veya işlemi doğru açıklayan benzeri bir ifadeye yer verilir.

Tamir, bakım ve fason işlem

Ürün mülkiyeti devredilmeden tamirciye, teknik servise veya fason işlem yapan işletmeye gönderiliyorsa sevk amacı belgede belirtilmelidir. Ürün geri gelirken dönüş hareketi de uygun irsaliye ile belgelenir.

Şube ve depolar arası transfer

Aynı işletmeye ait adresler arasında ticari mal taşınması satış değildir; ancak mal hareketidir. Gönderen ve teslim alan şube veya depo adresleri ile transfer edilen ürünlerin miktarları irsaliyede gösterilmelidir.

Sevk irsaliyesinde sık yapılan hatalar

• Belgeyi araç yola çıktıktan sonra düzenlemek,
• Düzenlenme tarihiyle fiilî sevk tarih ve saatini karıştırmak,
• Fatura için tanınan süreyi irsaliye için de geçerli sanmak,
• Alıcı adresini yazıp farklı olan teslim adresini belirtmemek,
• Ürün açıklamalarını ve miktarlarını stok kaydıyla eşleştirmemek,
• Numune, iade veya tamir gönderiminin amacını açıklamamak,
• Kargo fişini veya taşıma irsaliyesini sevk irsaliyesi kabul etmek,
• E-İrsaliyeyi sevkten önce GİB’e veya özel entegratöre iletmemek,
• Yanlış e-İrsaliyeyi gerçek mal hareketi başlamış olmasına rağmen iptal edilmiş gibi değerlendirmek,
• İrsaliye, stok çıkışı ve faturadaki miktarların farklı olması.

İrsaliye düzenlenmezse ne olur?

Sevk irsaliyesinin düzenlenmemesi, gerçeğe aykırı düzenlenmesi veya taşıma sırasında ibraz edilememesi Vergi Usul Kanunu’nun özel usulsüzlük cezalarına ilişkin hükümleri kapsamında sonuç doğurabilir. Ceza tutarları ve yıllık üst sınırlar her yıl güncellendiğinden işlemin gerçekleştiği yıldaki resmî tutarlar esas alınmalıdır.

Belgesiz sevkiyat; ayrıca stok kayıtları, alış ve satış faturaları, teslim tutanakları ve fiilî envanter arasında uyumsuzluk oluşmasına neden olabilir. İncelemede yalnızca irsaliyenin varlığı değil, belgedeki bilgilerin gerçek mal hareketiyle uyumu da önem taşır.

Sevkiyat öncesi irsaliye kontrol listesi

E-Fatura ve E-Defter Danışmanlığı kapsamında işletmenizin e-İrsaliye geçişi, belge senaryoları, özel entegratör süreci ve muhasebe entegrasyonu birlikte değerlendirilebilir.

İrsaliye düzeni; teslim şekli, tarafların e-belge durumu, kullanılan taşıma modeli ve malın sevk amacı doğrultusunda değişebilir. Özellikle üç taraflı teslimat, kısmi teslim, iade ve hatalı e-İrsaliye işlemlerinde işletmeye özel mali müşavir incelemesi gerekir.