ETDS’ye Geçiş: Pay ve Genel Kurul Defterleri İçin Şirket Kontrol Listesi

Elektronik Ticari Defter Sistemi (ETDS), şirketlerin muhasebeyle ilgili olmayan belirli ticari defterlerini Ticaret Bakanlığı altyapısında tutmasını sağlar. 1 Ocak 2026’dan itibaren ticaret siciline tescil edilen tüm şirketlerde pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri ETDS’de açılır. Daha önce kurulmuş şirketlerde ise kuruluş ve esas sözleşme değişikliği Bakanlık iznine tabi olanlar zorunlu kapsamdadır; diğer mevcut şirketler şartları yerine getirerek ihtiyari geçiş yapabilir.

ETDS nedir, GİB e-Defter ile aynı sistem midir?

Hayır. ETDS, Ticaret Bakanlığı tarafından işletilir ve pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri gibi şirketler hukuku kayıtlarını kapsar. GİB e-Defter uygulaması ise yevmiye defteri ve defteri kebir gibi muhasebe kayıtlarına ilişkindir. Bir şirkette iki yükümlülük aynı anda bulunabilir; birine geçilmiş olması diğerinin yerine geçmez.

Muhasebe e-defterinin dönem ve berat kontrolleri için e-Defter berat yükleme süreleri rehberini ayrıca inceleyebilirsiniz. ETDS kurulumu ile GİB e-belge süreçlerinin birlikte değerlendirilmesi gerekiyorsa E-Fatura ve E-Defter Danışmanlığı hizmetinden yararlanabilirsiniz.

Hangi şirketler 2026’da ETDS kapsamında?

Kapsam tespitinde şirketin kuruluş tarihi ve özel statüsü birlikte okunmalıdır. “Her mevcut şirket 2026’da kendiliğinden ETDS’ye geçti” ifadesi doğru değildir.

2026’da yeni kurulan bir limited şirketin ETDS defterleri tescille birlikte açılır. Kuruluş, MERSİS ve ticaret sicili dosyasını bütün olarak planlamak için Limited Şirket Kuruluşu hizmet sayfasını inceleyebilirsiniz.

Mevcut şirket için ETDS geçiş kontrol listesi

1. Kapsam notunu yazın: Şirketin tescil tarihi, türü ve Bakanlık iznine tabi olup olmadığı belgelensin. Zorunlu ve ihtiyari geçiş prosedürleri karıştırılmasın.

2. Fiziki defter envanterini çıkarın: Pay ve genel kurul defterinin noter bilgileri, son kayıt tarihi, eksik sayfaları ve fiilî şirket bilgileri kontrol edilsin.

3. Ortaklık yapısını mutabık hâle getirin: Ticaret sicili, şirket sözleşmesi, pay devir kararları, sermaye ödemeleri ve fiziki pay defteri aynı sonucu vermeli.

4. Sistem kullanıcısını belirleyin: Gerçek kişi kullanıcı ve her defter için kaydetme, güncelleme, silme ve görüntüleme yetkileri açıkça karara yazılsın.

5. Kapanış onayını planlayın: İhtiyari geçişte yönetim organı kararı ve noter süreci aynı hesap dönemi içinde tamamlanmalı. Zorunluluk sonradan doğmuşsa Tebliğdeki iki aylık süre ayrıca değerlendirilmelidir.

6. İlk elektronik kayıtları oluşturun: Fiziki pay defterindeki güncel durum geciktirilmeksizin ETDS’ye aktarılır; geçmiş hareketlerin tamamı tarihçe olarak yeniden girilmez.

7. Devam eden iş akışını atayın: Pay değişiklikleri ve genel kurul belgeleri için hazırlayan, kontrol eden ve sisteme kaydeden kişiler ile yedek kullanıcı belirlenir.

8. Eski defterleri arşivleyin: Kapanış onayı yapılmış fiziki defterler imha edilmez; Türk Ticaret Kanunu kapsamındaki saklama düzenine göre korunur.

Kullanıcı ve yetki tanımlama nasıl yapılır?

Sistem kullanıcısı şirket tarafından yetkilendirilen gerçek kişidir. Yönetim organı üyesi, yönetici ortak veya üçüncü kişi olabilir; tüzel kişi kullanıcı olarak atanamaz. Bir deftere birden fazla kullanıcı, farklı defterlere farklı kullanıcılar tanımlanabilir. Ancak her kullanıcının kaydetme, görüntüleme, güncelleme ve silme yetkisi ayrıca belirlenmelidir.

Yeni kuruluşta kullanıcı bilgisi şirket sözleşmesinde gösterilebilir ve MERSİS üzerinden aktarılabilir. Kurulu şirkette geçiş veya sonraki kullanıcı değişiklikleri için yönetim organı kararıyla noter ya da ticaret sicili müdürlüğü süreci gerekebilir. Giriş e-Devlet üzerinden elektronik imza, mobil imza veya internet bankacılığıyla yapılabilse de sistem içindeki her kayıt için ayrıca e-imza onay akışı bulunmaz.

Önerilen yetki matrisi

Pay defterinin ilk kaydı nasıl hazırlanır?

Yeni kurulan şirkette şirket sözleşmesindeki ortaklık bilgileri MERSİS’ten ETDS’ye aktarılır; eksik kalan pay ve ortak bilgileri sistem kullanıcısı tamamlar. Fiziki defterden geçen mevcut şirkette ise elektronik deftere son ortaklık durumunu gösteren güncel kayıtlar aktarılır. Eski tüm pay hareketlerini yeniden kurmak zorunlu değildir; fakat güncel bakiyenin dayanağı şirket arşivinde bulunmalıdır.

• Pay sahibinin adı, soyadı veya unvanı ile adresi

• Payların sayısı, toplam itibari değeri, grubu ve türü

• Pay edinim ve devir tarihleri ile varsa şirket onayı

• Pay üzerindeki rehin, intifa, haciz, tedbir ve benzeri kısıtlamalar

• Kaydın dayanağı olan karar, sözleşme veya resmî belge bilgisi

Limited şirkette pay devri, yalnız ETDS’ye veri girmekten ibaret değildir; devir sözleşmesi, genel kurul onayı ve tescil gerekliliği işlem özelinde incelenmelidir. Ayrıntılı adımlar için limited şirket hisse devri rehberine bakabilirsiniz.

Genel kurul defterinde hangi belgeler işlenir?

ETDS, toplantı yapma veya karar alma platformu değildir. Genel kurul fiziki ya da mevzuatın izin verdiği elektronik yöntemle yapılır; oluşan toplantı tutanağının sureti ve ekleri sistem kullanıcısı tarafından ETDS’ye yüklenir. Fiziki tutanak taranarak PDF formatına dönüştürülür. Elektronik genel kurul sistemini kullanan şirketlerde entegrasyon yoluyla aktarım da mümkündür.

Her toplantı sonrası dosya

• İmzalı genel kurul toplantı tutanağı ve ekleri

• Hazır bulunanlar listesi ve varsa vekâlet belgeleri

• Toplantı çağrısı, gündem ve ilan kanıtları

• Bakanlık temsilcisi zorunluysa ilgili görevlendirme ve belgeler

• Karar tescile tabi ise ticaret sicili başvurusu ve ilan sonucu

Resmî rehber karar ve tutanakların ETDS’ye “geciktirilmeksizin” yüklenmesini ister; sabit bir gün sayısı vermek yerine şirket içinde aynı gün hazırlama, ikinci kişi kontrolü ve kısa bir tamamlanma hedefi belirlemek daha güvenlidir. Yanlış dosya yüklenirse hata açıklanmalı ve doğru tutanak vakit kaybetmeden eklenmelidir.

ETDS geçişinde en sık görülen kontrol açıkları

Resmî kaynaklar

• Ticaret Bakanlığı: 1 Ocak 2026 tarihinden sonra kurulacak şirketlerde ETDS zorunluluğu

• ETDS: Tebliğ değişiklikleri hakkında duyuru

• Ticaret Bakanlığı: 100 Soruda Elektronik Ticari Defter Sistemi

• Resmî Gazete: 20 Eylül 2025 tarihli değişiklik Tebliği

• Elektronik Ticari Defter Sistemi resmî portalı

Bu içerik genel bilgilendirme amaçlıdır. Şirket türü, kuruluş tarihi, sektör ve özel izin statüsü işlemin kapsamını değiştirebilir. Kontrol tarihi: 22.10.2026.