Tek Düzen Hesap Planı: Hesap Sınıfları ve Kodları

Tek Düzen Hesap Planı (TDHP), işletmelerin aynı nitelikteki işlemleri ortak bir kodlama mantığıyla kaydetmesini sağlayan muhasebe sınıflandırmasıdır. Bir hesabın ilk rakamı hesap sınıfını, ilk iki rakamı hesap grubunu, üç rakamlı kod ise büyük defter hesabını gösterir. İşletmeler ihtiyaçlarına göre bu ana hesapların altında yardımcı hesaplar açabilir; ancak resmî grupların ve ana hesapların adını, kodunu veya sırasını keyfî biçimde değiştiremez.

Tek Düzen Hesap Planı nedir ve neden kullanılır?

Tek Düzen Hesap Planı; muhasebe kayıtlarının anlaşılabilir, karşılaştırılabilir ve denetlenebilir olmasına yardımcı olan standart hesap çerçevesidir. Dayanağı Vergi Usul Kanunu'nun muhasebe usul ve esaslarını düzenleme yetkisi ile 1 Seri No.lu Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği'dir. Sistem 1 Ocak 1994'ten itibaren uygulanmaya başlamıştır.

Plan yalnızca bir kod listesi değildir. Mali tabloların hazırlanma ilkelerini, hesapların kapsamını ve bir işlemin hangi sınıfta izleneceğini birlikte düşünmeyi gerektirir. Doğru hesap seçimi; mizan kontrolünü, KDV ve kurumlar vergisi çalışmalarını, yönetim raporlamasını ve bağımsız denetim izini doğrudan etkiler.

Vergi Usul Kanunu'na göre bilanço esasına göre defter tutan işletmeler genel olarak bu çerçeveyi kullanır. Banka, sigorta ve benzeri özel düzenlemeye tabi sektörlerde farklı hesap planları veya teknikler bulunabilir. İşletmenin tabi olduğu sektör mevzuatı ayrıca kontrol edilmelidir.

Hesap kodları nasıl okunur?

Üç rakamdan sonraki alt hesaplar işletmeye özeldir. Örneğin 102.01'in hangi bankayı ifade ettiği, şirketin kendi hesap planına bağlıdır; bütün işletmeler için geçerli resmî bir anlamı yoktur. Bu nedenle başka bir şirketten alınan yardımcı hesap planı olduğu gibi kopyalanmamalıdır.

Tek Düzen Hesap Planındaki 1–9 hesap sınıfları

Bilanço hesapları: 1, 2, 3, 4 ve 5. sınıflar

1 ve 2: Varlıkların vadesi ve kullanım süresi

Varlık hesaplarında temel ayrım vadedir. Normal faaliyet dönemi içinde paraya dönüşecek veya kullanılacak değerler 1 Dönen Varlıklar sınıfında; uzun süre işletmede kullanılacak ya da bir yıldan sonra tahsil edilecek değerler 2 Duran Varlıklar sınıfında izlenir. Bu nedenle aynı ekonomik ilişkinin kısa ve uzun vadeli bölümleri farklı sınıflarda yer alabilir. Örneğin ticari alacakların kısa vadeli kısmı 120, uzun vadeli kısmı 220 hesabında takip edilir.

Parantez içinde “(-)” işareti taşıyan hesaplar düzenleyici hesaplardır. 257 Birikmiş Amortismanlar, ilgili duran varlığın brüt değerini azaltan birikmiş tutarı gösterir; varlığın ana hesabının yerine kullanılmaz.

3 ve 4: Borçların kısa ve uzun vadeli ayrımı

Vadesi bir yıl içinde olan borçlar 3 Kısa Vadeli Yabancı Kaynaklar, daha uzun vadeli olanlar 4 Uzun Vadeli Yabancı Kaynaklar sınıfında yer alır. Dönem sonlarında gelecek on iki ayda ödenecek uzun vadeli kredi taksitlerinin doğru kısa vadeli hesaba aktarılması gerekir. Aksi hâlde likidite oranları ve borçların vade görünümü yanıltıcı olur.

5: Özkaynakların bileşimi

5 Özkaynaklar sınıfı yalnız sermayeden oluşmaz. Ödenmiş sermaye, sermaye yedekleri, kâr yedekleri, geçmiş yıl sonuçları ve dönem net sonucu ayrı gruplarda izlenir. 501 Ödenmemiş Sermaye (-), 580 Geçmiş Yıllar Zararları (-) ve 591 Dönem Net Zararı (-) gibi düzenleyici hesaplar özkaynak toplamını azaltır.

6. sınıf: Gelir tablosu hesapları nasıl çalışır?

6. sınıf, bir hesap dönemindeki satışları, satış indirimlerini, satışların maliyetini, faaliyet giderlerini, diğer gelir ve giderleri, finansman giderlerini ve dönem sonucunu gösterir. Bu hesaplar dönemsel niteliktedir; kapanış işlemlerinde sonuç hesaplarına devredilir ve yeni döneme bilanço hesapları gibi bakiye taşımaz.

• 60 Brüt Satışlar: 600 Yurtiçi Satışlar gibi hasılat hesaplarını kapsar.

• 61 Satış İndirimleri: satış iadeleri, iskontolar ve diğer indirimleri hasılattan düşer.

• 62 Satışların Maliyeti: satılan mal, mamul veya hizmetin maliyetini gösterir.

• 63 Faaliyet Giderleri: araştırma-geliştirme, pazarlama ve genel yönetim giderlerinin gelir tablosuna aktarıldığı hesap grubudur.

• 64–68 grupları: esas faaliyet dışındaki gelir ve giderler ile finansman giderleri gibi dönem sonucunu etkileyen kalemleri sınıflandırır.

Dönem sonu çalışmalarında gelir tablosu hesaplarının mizandaki hareketleri; belge tarihi, dönemsellik, KDV kaydı ve maliyet hesaplarından yapılan aktarmalarla birlikte kontrol edilmelidir. Mizan yapısına ilişkin daha geniş çerçeve için geçici ve kesin mizan farkı rehberine bakabilirsiniz.

7/A ve 7/B maliyet hesapları arasındaki fark

7. sınıf giderlerin maliyet merkezlerine, faaliyetlere ve gelir tablosuna aktarılmasını düzenler. İki seçenek aynı işlemi farklı bakış açısıyla izler:

Hangi seçeneğin uygulanacağı işletmenin ölçeği, faaliyet yapısı ve ilgili dönem için geçerli mevzuat koşullarıyla birlikte değerlendirilmelidir. Yıllık had veya uygulama şartı gerekiyorsa ilgili hesap dönemine ait güncel tebliğ ayrıca kontrol edilmeli; geçmiş yıldaki tutar otomatik olarak kullanılmamalıdır.

8. ve 9. sınıflar ne için kullanılır?

8 Serbest hesap sınıfı

2 Seri No.lu Tebliğ, 8. sınıfın yönetim muhasebesi amaçlarıyla kullanılmasına imkân verir. İşletme burada bütçe, sorumluluk merkezi veya iç performans takibi gibi ihtiyaçları için hesaplar tanımlayabilir. Bu hesapların mali tablolara taşınmaması ve dönem sonunda kendi içinde kapatılması gerekir.

9 Nazım hesaplar

Nazım hesaplar, işletmenin varlık ve kaynak toplamını değiştirmeyen ancak izlenmesi gereken teminat, kefalet, taahhüt veya emanet gibi bilgileri karşılıklı hesaplarla takip etmek için kullanılır. Nazım hesap kodlarının ayrıntısı işletme ihtiyacına göre tasarlanır; tek taraflı kayıt yapılmamalı ve karşı hesap ilişkisi korunmalıdır.

Hesap planı üzerinden işlem akışı örnekleri

Aşağıdaki akışlar hesap seçme mantığını gösterir; vergi, belge ve sözleşme koşulları görülmeden doğrudan yevmiye kaydı olarak kullanılmamalıdır.

İşletmeye özel alt hesap planı nasıl kurulmalı?

1. Raporlama ihtiyacını belirleyin: Şube, proje, departman, ürün, para birimi ve sorumluluk merkezi bazında hangi bilgilerin gerekli olduğunu yazın.

2. Ana hesap mantığını koruyun: Yardımcı hesap, bağlı olduğu üç rakamlı hesabın kapsamını aşmamalıdır.

3. Tek bir kod standardı oluşturun: Banka, müşteri, tedarikçi ve personel alt hesaplarında hane sayısı ile adlandırma biçimi tutarlı olsun.

4. Vergi ve raporlama etiketlerini ayırın: KDV oranı, istisna, tevkifat, kanunen kabul edilmeyen gider veya proje bilgisi yazılımda ayrı alanlarla izlenebiliyorsa hesap planını gereksiz yere şişirmeyin.

5. Mükerrer hesapları engelleyin: Yeni hesap açma yetkisini sınırlayın; benzer isimli mevcut hesapları önce arayın.

6. Dönemsel temizlik yapın: Kullanılmayan, yanlış sınıfta açılan veya bakiye taşımaması gereken hesapları kapanış kontrollerinde değerlendirin.

Hesap planı ile e-Defter tanımları, belge türleri ve rapor kodları birlikte yönetilmelidir. E-Defter dönem ve berat süreçleri için e-Defter berat yükleme süreleri rehberini de kontrol edebilirsiniz.

Sık yapılan hesap planı hataları

• Kısa ve uzun vadeli alacak veya borçları dönem sonunda ayırmamak.

• Ana hesap kodunu değiştirerek işletmeye özgü yeni bir anlam yüklemek.

• 102 Bankalar altında banka, şube ve para birimi ayrımını tutarsız kurmak.

• 120 Alıcılar ve 320 Satıcılar yardımcı hesaplarını cari kartlarla eşleştirmemek.

• Gelir ve gider hesaplarını yanlış döneme kaydetmek veya kapanışta bakiye bırakmak.

• 7. sınıftaki gider yeri ile 6. sınıfa aktarım ilişkisini kurmamak.

• Nazım hesapları tek taraflı veya karşılıksız çalıştırmak.

• Aynı ekonomik işlem için birden fazla yardımcı hesap açarak mizanda dağınıklık oluşturmak.

TDHP ile TFRS ve BOBİ FRS hesap planı aynı şey mi?

Hayır. Kanuni defter kayıtları Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğleri çerçevesinde tutulurken, bağımsız denetime tabi işletmeler finansal tablolarını TFRS veya BOBİ FRS'ye göre hazırlayabilir. Kamu Gözetimi, Muhasebe ve Denetim Standartları Kurumu (KGK), güncel finansal raporlama standartlarına uygun mali tabloların doğrudan üretilebilmesini kolaylaştırmak amacıyla ihtiyari nitelikte ayrı bir hesap planı yayımlamıştır.

Bu nedenle bir şirketin kanuni mizanı ile finansal raporlama amaçlı düzeltme ve sınıflandırmaları aynı dosyada kontrolsüz biçimde karıştırılmamalıdır. Eşleştirme tablosu, düzeltme fişleri ve denetim izi korunmalıdır.

Aylık hesap planı kontrol listesi

• ☐ Kasa ve banka hesapları belge ve ekstrelerle mutabık mı?

• ☐ Müşteri ve tedarikçi yardımcı hesapları cari mutabakatlarla uyumlu mu?

• ☐ Negatif bakiye veren varlık veya borç hesaplarının nedeni açıklandı mı?

• ☐ Kısa ve uzun vadeli sınıflandırmalar güncel mi?

• ☐ KDV hesapları beyanname ve faturalarla uzlaşıyor mu?

• ☐ 7. sınıf giderleri doğru fonksiyon, merkez ve yansıtma hesaplarına bağlandı mı?

• ☐ Sabit kıymetler ile birikmiş amortisman hesapları envanterle uyumlu mu?

• ☐ Gelir ve giderlerde dönemsellik kayıtları tamamlandı mı?

• ☐ Nazım hesapların karşılıkları ve açıklamaları mevcut mu?

• ☐ Mükerrer veya amaç dışı yardımcı hesaplar kapatılmak üzere işaretlendi mi?

Resmî kaynaklar

• 1 Seri No.lu Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği — temel ilkeler, kapsam ve hesap planı çerçevesi.

• 2 Seri No.lu Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği — kodların değiştirilmesi, boş hesaplar ve 8. sınıfın kullanımı.

• Tekdüzen Hesap Çerçevesi, Hesap Planı ve Hesap Planı Açıklamaları — hesap sınıfları, grupları ve ana hesaplar.

• KGK – Güncel Finansal Raporlama Standartlarına Uygun Hesap Planı — ihtiyari finansal raporlama hesap planı ile MSUGT ayrımı.